Daur penyusunan laporan

Binti Lailatur Rohmatin                                                                                      layla.brilliant99@gmail.com

Halaman-30

4.       Daur penyusunan laporan yaitu daur penyusunan laporan meliputi berbagai kegiatan pengolahan data yang diperlukan untuk menyelenggarakan buku besar (general ledger), termasuk buku pembantu (subsidiary ledger) dan penyusunan laporan keuangan yang memuat ikhtisar hasil-hasil operasi perusahaan. Daur penyusunan laporan merupakan pusat dari system informasi akuntansi perusahaan.

5.       Pengendalian intern yaitu suatu system pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan.

6.       Unsure-unsur system pengendalian intern yaitu:

a.       Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

b.      Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

c.       Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

d.      Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawab yang dipikulnya.

7.       Struktur organisasi yaitu suatu susunan pebagian tanggung jawab menurut fungsi dan hirarkis.

Prinsip –prinsip yang harus dipenuhi dalam menyusun struktur organisasi yaitu:

a.       Harus ada antara fungsi pencatatan, pelaksanaan, dan penyimpanan atau pengelolaan.

b.      Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi dari awal sampai akhir.

8.       Tujuan adanya pemisahan antar fungsi dalam suatu oraganisasi yaitu untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antarfungsi yang saling dipisahkan itu.

9.       Tugas staf pengawas pengawas intern (SPI) yaitu melakukan audit, mengechek efektifitas unsure-unsur system pengendalian intern, investigasi, ataupun berperan sebagai konsultan intern bagi unit-unit organisasi lainnya.

10.   Pengertian-pengertian dalam SIA, yaitu:

a.       Pengklasifikasian data adalah pengelompokan transaksi dan data yang memiliki karakteristik yang sama.

b.      Pemilihan data yaitu proses pemilihan data sesuai urutan untuk mempermudah pengolahan.

c.       Penghitungan yaitu kegiatan mencakup operasi matematis yang dilakukan terhadap data yang sudah diklasifikasikan dan dipilah.

d.      Pengikhtisaran yaitu proses penyajian hasil olahan data ke dalam bentuk laporan-laporan yang bermakna, ringkas dan efektif.

e.      Komunikasi yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dan bias bersifat timbale balik.

f.        Penyimpanan yaitu operasi penempatan data ke dalam file-file untuk referensi apabila suatu saat diperlukan.

g.       Penarikan informasi yaitu kegiatan pengambilan data yang disimpan pada saat diperlukan.

h.      Reproduksi yaitu kegiatan menggandakan atau menyalin data untuk keperluan lain.

11.   Atribut yang diperlukan untuk mendukung terbentuknya informasi yang berkualitas baik yaitu:

a.       Struktur organisai adalah suatu susunan pembagian tanggung jawab menurut fungsi dan hirarkis. Berguna untuk memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

b.      Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yaitu system yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

c.       Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

d.      Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawab dipikulnya.

12.   Kelemahan system informasi manual yaitu:

a.       Kesulitan untuk menangani beban kerja yang semakin besar.

b.      Ketidakmampuan untuk memasok informasi yang akurat.

c.       Ketidakmampuan untuk memasok informasi tepat pada waktunya.

d.      Kenaikan biaya tenaga kerja dan material klerikal dalam kegiatan pengolahan data manual.

Mesin kartu lubang yaitu suatu alat yang menjembatani antara mesin dan pengolahan data elektronik dan alat ini masih memiliki karakteristik mesin namun sekaligus memiliki karakteristik computer. Prosesing kartu lubang ini didasarkan pada data yang dicatat dengan membuat lubang-lubang pada kartu. Posisi jumlah lubang memiliki pengertian tertentu dan bersifat baku. Selanjutnya kartu-kartu tadi diproses dengan menggunakan mesin-mesin khusus sesuai dengan kegunaannya, seperti misalnya mesin penghitung, mesing penggabung.

Pengolahan data elektronik (EDP) yaitu penggabungan teknologi komunikasi dengan teknologi pengolahan data yang terbangun dalam system computer, ditemukan pada akhir abad ke-19.

13.   Atribut yang diperlukan untuk mendukung terbentuknya informasi yang berkualitas baik yaitu:

a.       Kecermatan (accuracy) adalah perbandingan antara informasi yang benar terhadap total informasi yang dihasilkan dalam satu periode.

b.      Penyajian tepat waktu (timelines) adalah kegiatan menyajikan informasi pada saat transaksi terjadi atau pada saat informasi tersebut dibutuhkan, yang mampu menutup peluang bagi pesaing untuk mengambil keputusan yang baik dengan lebih cepat.

c.       Kelengkapan (completes) adalah informasi yang relevan dengan kebutuhan penggunanya.

d.      Ringkas (Concisenenss) adalah informasi yang disajikan telah diikhtisarkan sesuai kebutuhan pengguna dan bidang-bidang yang menjadi focus utama.

Halaman-37

1.       Peranan formulir dokumen dalam system informasi akuntansi yaitu:

a.       Sebagai alat menetapkan tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat atau menyelesaikan transaksi.

b.      Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan.

c.       Mengirim data dari satu pihak ke pihak lainnya.

d.      Merekam transaksi atau meminta dilakukannya kegiatan.

2.       Formulir dapat meningkatkan efisiensi system informasi akuntansi karena dalam pembuatannya formulir terdiri dari beberapa lembar (rangkap) sesuai kebutuhan masing-masing fungsi dan prosedur yang ada diperusahaan yang dalam pelaksanaannya dilakukan pencatatan satu kali (berkarbon) sehingga hemat waktu dan tenaga.

3.       Prinsip-prinsip dalam perancangan formulir untuk mencapai efisiensi yang tinggi yaitu

a.       Kurangi jumlah dokumen asli seminimalmungkin

b.      Sedapat mungkin gunakan lembar duplikat

c.       Hindari duplikasi

d.      Desain yang sederhana dan ringkas

e.      Desain yang memudahkan pencatatan

f.        Desain mengandung unsure internal check

g.       Dapat dimanfaatkan untuk laporan statistic

h.      Desain memudahkan proses audit eksternal

4.       Audit Trail yaitu jejak audit secara mundur mulai dari laporan (keuangan maupun manajemen) hingga ke dokumen-dokumen.

5.       Alasan kebutuhan formulir dalam perusahaan yaitu

a.       Ada suatu kejadian atau transaksi yang perlu dicatat.

b.      Jika ada data yang harus dicatat berlangkali oleh beberapa pihak, sehingga mengurangi waktu pencatatan.

c.       Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu digabungkan dalam tempat yang sama, sehingga pengecheckan kelengkapan data dapat dilakukan dengan mudah.

d.      Jika perlu penetapan tanggung jawab, pada formulir diberikan form tanda tangan sebagai bahan penelusuran pihak-pihak yang bertanggung jawab.

6.       Prinsip-prinsip dasar dalam pembuatan formulir yaitu:

a.       Perlu diberi nama perusahaan

b.      Judul formulir harus jelas

c.       Diberi nomor petunjuk

d.      Diberi ruang untuk tanggal

e.      Kalau diisi secara manual harus diberi garis pedoman penulisan

f.        Kalau formulir cukup lebar, untuk mengurangi kesalahan setiap baris penulisan harus diberi nomor urut.

g.       Ruang data disusun secara teratur, sistematis dan logis

h.      Bagian penting diberi warna khusus

i.         Setiap lembar diberi nomor seri

j.        Sedapat mungkin gunakan tehnik tick mark, agar dapat mempercepat waktu penulisan.

7.       Factor-faktor yang mempengaruhi desain formulir yaitu:

a.       Jumlah pihak yang membutuhkan formulir

b.      Jenis formulir lain yang memiliki muatan sama

c.       Keteraturan data yang akan dimuat

d.      Cara pengerjaan dokumen

Halaman-348

1.       Fungsi manajemen pemasaran dalam suatu organisasi perusahaan yang dipimpin oleh seorang direktur pemasaran memiliki tanggung jawab atas efisiensi dan efektifitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian pemasaran dengan kegiatannya sebagai fungsi dari perumusan kebijakan penetapan harga yang mencakup tidak hanya harga dasar, melainkan juga diskon, syarat-syarat kredit serta kebijakan jaminan dan garansi, berperan serta dalam berbagai kebijakan signifikan yang terkait dengan bidang-bidang spesifik, berkoordinasi dan memalukan evaluasi kinerja jajaran karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya, termasuk memberikan motivasi kepada mereka agar roda kegiatan pemasaran berjalan lancer dan terus berkembang.

2.       Informasi yang diperlukan seorang direktur pemasaran dalam pelaksanaan tugas yaitu:

a.       Informasi lingkungan, mengenai perkembangan ekonomi, rencana-rencana strategis pesaing, ataupun perilaku pelanggan.

b.      Informasi yang bersifat internal, mengenai posisi persediaan, kemampuan produksi, ataupun hasil-hasil survey pemasaran yang dilakukan perusahaan.

c.       Informasi mengenai biaya produksi, biaya kredit, dan kebijakan jaminan.

d.      Infromasi mengenai prestasi semua pejabat dan karyawan yang menjadi tanggung jawabnya.

3.       Pejabat-pejabat yang berada di bawah garis kewenangan direktur pemasaran serta tugas dan tanggung jawab masing-masing yaitu:

a.       Kapala divisi penjualan bertanggung jawab atas semua kegiatan penjualan yang dilaksanakan perusahaan. Dan bertugas melakukan kegiatan penjualan secara efisien dan efektif dengan melakukan koordinasi dengan bagian perencanaan penjualan dan melakukan pengendalian terhadap aktivitas para jajaran bagian penjualan.

b.      Kepala divisi iklan dan promosi bertanggung jawab atas perencanaa, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan promosi. Dengan tugas sebagai menyusun perencanaan strategi periklanan serta kegiatan promosi lainnya, mengkoordinasikan berbagai kegiatan tersebut dan mengevaluasi efektifitasnya, mengalokasikan anggaran promosi.

c.       Kepala divisi perencaan produk bertanggung jawab atas perencanaan karakteristik produk. Dengan tugas membuat desain produk dan mengkaji ulang produk tersebut.

d.      Kepala divisi layanan pelanggan bertanggung jawab atas perumusan kebijakan dan keputusan mengenai layanan kepada pelanggan. Dengan tugasnya sebagai menerima dan menindaklanjuti keluhan-keluhan pelanggan dan mengkaji ulang kelayakan fasilitas pengecer.

e.      Kepala divisi penelitian pemasaran bertanggung jawab atas perencanaan pengumpulan serta analisis data jajaran staff staf penelitian pemasaran. Yang bertugas melakukan studi khusus mengenai pelanggan dan berbagai masalah dan kepentingan bidang pemasaran.

4.       Informasi yang diperlukan oleh para pejabat tersebut yaitu

a.       Kepala divisi penjualan memerlukan informasi mengenai prakiraan penjualan, analisa penjualan, analisis kemampuan meraih laba, analisis aktivitas petugas penjual dan informasi untuk petugas penjual.

b.      Kepala divisi iklan dan promosi memerlukan informasi analisis penjualan dan kemampuan laba, analisis perilaku pelanggan, analisis biaya iklan dan promosi.

c.       Kepala divisi perencanaan memerlukan informasi analisis penjualan dan kemampuan laba, biaya produk yang sudah dan akan diluncurkan, analisis perilaku pelanggan, proyeksi biaya dan pendapatan.

d.      Kepala divisi layanan pelanggan memerlukan informasi frekuensi keluhan, pertanyaan dan permintaasn serta biaya kegiatan layanan pelanggan.

e.      Kepala divisi penelitian pemasaran memerlukan informasi data mengenai perilaku pelanggan dan masalah-masalah yang ada di lapangan.

5.       Fungsi-fungsi dokumen pesanan pembelian digunakan oleh pelanggan untuk memesan barang dari perusahaan. Fungsi  faktur yaitu untuk menagih harga barang yang dibeli.

6.       Data yang termuat dalam dokumen faktur dan pesanan pembelian yaitu:

a.       Nomor dan tanggal pesanan pelanggan

b.      Nomor kode pelanggan

c.       Alamat pelanggan

d.      Kode petugas penjual yang melaksanakan penjualan

e.      Nama perusahaan pengangkut

f.        Tanggal pengiriman barang

g.       Kode produk yang dijual

h.      Kuantitas dan harga barang

7.       File-file yang diperlukan dalam suatu prosedur penjualan yaitu file persediaan hasil selesai, file piutang dan kinerja pelanggan dan file ikhtisar penjualan.

8.       Informasi yang perlu dimuat dalam laporan analisis penjualan yaitu pesanan yang diterima, pesanan yang belum dipenuhi, pesanan yang dibatalkan, kerugian karena hilangnya peluang penjualan.

9.       Beberapa kemungkinan acuan yang diperlukan dalam menyusun analisis laporan penjualan yaitu:

a.       Jenis produk yang dijual: warna, ukuran, kualitas

b.      Wilayah penjualan: Negara, propinsi, kabupaten

c.       Saluran distribusi: pedagang besar, pengecer, pialang, agen

d.      Medote penjualan: kirim langsung, kunjungan, diantar

e.      Pelanggan: domestic, luar negeri, industry, konsumen akhir, swasta, pemerintah

f.        Jumlah pesanan: pembelian rata-rata setiap pesanan

g.       Syarat penjualan: tunai, cash on delivery, cicilan

h.      Organisasi: cabang, departemen

i.         Petugas penjual: perorangan, kelompok

10.   Manfaat-manfaat yang dapat dipetik dari laporan analisis laba yaitu untuk mengetahui selisih antara pendapatan dan biaya variable, sebagai bahan untuk mengalokasikan usaha-usaha penjualan ke masing-masing produk dan pelanggan.

11.   Analisis biaya yang dapat disusun dari daur pendaptan pada system informasi akuntansi perusahaan yaitu:

a.       analisis biaya produksi terdiri dari analisis biaya produksi (biaya tetap dan biaya variable), biaya penjualan dan pemasaran (biaya variable dan biaya tetap). Bermanfat untuk memperoleh informasi mengenai marjin yang diperoleh pada tingkat harga tertentu dan digunakan untuk menusun prakiraan batas-batas besaran potongan harga yang ditawarkan.

b.      Laporan biaya menurut pusat pertanggung jawaban bermanfaat untuk mengendalikan alokasi dana yang dianggarkan kepada kegiatan-kegiatan yang paling menguntungkan.

c.       Laporan biaya proyek bermanfaat untuk membandingkan dan menganalisis estimasi biaya dan realisasi biaya.

d.      Proyeksi pendapatan dan biaya bermanfaat sebagai dasar kebijaksanaan pengenalan produk baru.

12.   Bentuk informasi lain yang dapat dihasilkan dari daur pendapatan pada suatu system informasi akuntansi perusahaan yaitu diperoleh dari departemen pemasaran:

a.       Laporan kunjungan petugas penjual yang disusun oleh masing-masing petugas penjual setiap kali mereka melakukan kunjungan ke pelanggan dan calon pelanggan.

b.      Laporan hasil studi penelitian pemasaran yang disusun oleh divisi penelitian pemasaran yang memuat hasil studi penelitian konsumen.

c.       Perkiraan penjualan yang digunakan sebagai dasar perencanaan seluruh aktifitas perusahaan dan juga bermanfaat sebagai acuan bagi pengendalian manajemen terhadap jajaran penjualan.

d.      Laporan dari departemen lain yang penyajian dan penggunaannya bersifat incidental.

e.      Informasi eksternal yang berasal dari berbagai pihak atau lingkungan di luar perusahaan.

13.    Ayat-ayat jurnal yang diperlukan dalam pencatatan daur pendapatan, yaitu:

Jurnal untuk mengakui terjadinya penjualan

                      Piutang                                                                     xxx

                                      Penjualan                                                 xxx

Perusahaan yang menggunakan system persediaan perpetual ayat jurnal diatas disertai dengan ayat jurnal:                      Harga pokok penjualan                  xxx

                                      Persediaan hasil selesai                      xxx

Jurnal untuk dikembalikannya barang yang sudah terjual dan potongan penjualan:

                      Retur dan potongan penjualan   xxx

                                      Piutang                                                     xxx

14.   Tiga bentuk master file pada daur penjualan dan muatan dari masing-masing tersebut yaitu:

a.       Master file piutang dengan muatan data: nomor kode pelanggan, nama dan alamat pelanggan, pringkat kemampuan kredit pelangan, pagu kredit yang diberikan kepada pelanggan, saldo piutang pada akhir bulan lalu, transaksi yang terjadi sejak akhir bulan lalu (kode jenis transaksi, nomor dokumen, tanggal dan jumlah atau nilai transaksi), saldo berjalan.

b.      Master file persediaan hasil selesai, muatannya: nomor kode  persediaan, uraian jenis barang, kode lokasi barang, harga pokok standar per unit barang, harga jual menurut daftar, tingkat persediaan minimum, ukuran lot produksi, kuantitas yang ada di gudang, kuantitas yang sedang dalam proses, estimasi tanggak penyelesaian proses, penjualan, perintah produksi yang diselesaikan dan pesanan pelanggan yang masih terbuka.

c.       Master file ikhtisar penjualan, muatannya: nomor kode pelanggan, nomor kode barang persediaan, nomor kode wilayah penjualan, nomor kode tenaga penjual, total penjualan minggu ini, unit realisasi, total penjualan minggu ini, unit, tahun lalu, Total penjualan minggu ini, unit, anggaran, Total penjualan minggu ini, rupiah, realisasi, Total penjualan minggu ini, rupiah, tahun lalu, Total penjualan minggu ini, rupiah, anggaran, Total akumulasi tahunan sampai dengan hari ini, unit realisasi, tahun lalu, anggaran, Total akumulasi tahunan sampai dengan hari ini, rupiah, realisasi, tahun lalu dan anggaran.

15.   Jika dipadankan dengan buku besar, record akan dapat dipadankan dengan suatu baris transaksi pada suatu voucher journal.

16.   Input dan output dari master file piutang yaitu:

Input à transaksi penjualan, transaksi penerimaan kas hasil penjualan, penghapusan piutang serta retur dan potongan penjualan.

Output à surat pernyataan piutang yang dikirimkan ke pelanggan secara periodik, tanggapan terhadap permintaan persetujuan kredit bagi masing-masing pelanggan, dan berbagai laporan misalnya laporan usia piutang, daftar debitur nakal, daftar alamat debitur, daftar klasifikasi debitur dan lain-lainnya.

Input dan output dari master file persediaan hasil selesai yaitu:

Input à transaksi penjualan, perintah produksi yang dikeluarkan, perintah produksi yang diselesaikan, koreksi-koreksi lainnya seperti; susut, pencurian, barang rusak dan lain-lainnya.

Output à laporan status persediaan, laporan kekosongan barang dan persediaan di bawah minimum, analisis tingkat perputaran persediaan.

17.   Bagaimana seharusnya struktur ikhtisar penjualan yang dihasilkan dari suatu master file penjualan? Bisa menampilkan sebagian atau seluruh data yang termuat dalam file berikut presentase perubahan penjualan periode berjalan terhadap periode yang lalu, serta presentase selisih (variance) realisasi penjualan terhadap anggaran yang dihasilkan dari perhitungan program penyusun laporan.

Manfaat yang diharapkan agar dapat diperoleh seorang eksekutif penjualan dan pemasaran dari file struktur ikhtisar penjualan yang baik yaitu guna menganalisis penjualan menurut pelanggan, produk, kelompok produk  ataupun wilayah penjualan.

18.   Peranan dokumen-dokumen dalam suatu prosedur penjualan berbasis manual yaitu:

a.       Peranan pelanggan (Customer purchases order) yaitu dokumen yang diterima dari pelanggan yang mencantumkan jenis, jumlah, kualitas, serta harga barang yang dipesan.

b.      Order pengiriman (shipping order) yaitu dokumen yang berfungsi sebagai perintah kepada bagian gudang dan bagian pengiriman untuk memenuhi pesanan pelanggan.

c.       Slip pembungkus (packing slip) yaitu lembar order penjualan yang dikirimkan kepada pelanggan bersama-sama dengan barang dan berfungsi sebagai surat pengantar barang.

d.      Faktur (invoice) yaitu alat untuk menagih pelanggan atas pesanan yang diminta sebesar harga barang ditambah biaya-biaya dan pajak yang dibebankan.

e.      Surat pernyataan piutang (statement of customer account) yaitu surat yang memuat rincian transaksi dalam periode terakhir dan menyatakan jumlah total piutang perusahaan kepada pelanggan atau debitur yang bersangkutan.

19.   Beberapa bentuk variasi pembuatan order penjualan dan faktur yaitu:

a.       Secara terpisah yang dapat dibagi lagi menjadi dua tehnik yaitu satu pesanan satu order penjualan dan satu jenis barang satu order penjualan.

b.      Sekaligus (prebilling procedure) yang dapat dibagi menjadi dua tehnik yaitu pembuatan faktur secara lengkap dan pembuatan faktur secara tidak lengkap.

20.   Fungsi cash register dalam prosedur penjualan tunai yaitu mengakumulasikan nilai penjualan dan mengeluarkan tanda bukti pembayaran untuk diserahkan kepada pelanggan.

Halaman-349-350

Kasus 1

·         Pencurian barang yang dilakukan oleh petugas bagian pengiriman barang, berkilah bahwa kekurangan barang karena terjadi kesalahan pencatatan persediaan.

Dalam system pengendalian intern terdapat unsure-unsur pokok yaitu struktur organisasi yang jelas, system wewenang dan prosedur pencatatan, pelaksanaan kerja yang sehat dan karyawan yang berkualitas. Dalam aktifitas  pengiriman barang dagangan ke konsumen akan melibatkan beberapa fungsi yang saling terkait, yaitu fungsi order penjualan, Fungsi kredit, Fungsi Gudang, Fungsi pengiriman, Fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Semua fungsi yang terkait melaksanakan prosedur yang sudah menjadi wewenang dan tugasnya. Diawalai dari bagian order penjualan yang membaut SOP rangkap 6, lalu disampaikan ke bagian gudang 2 rangkap (melakukan pencatatan dibuku persediaan/gudang yang dicek secara berkala0, ke bagian pengiriman 1 rangkap (disini bagian pengiriman membandingkan Sop yang dari bagian order penjualan dan bagian gudang sekaligus chek kesesuaian barang sebelum dikirim ke konsumen) dan bagian piutang 1 rangkap. Menyikapi kasus yang terjadi di bagian pengiriman, perusahaan tidak serta merta hanya melihat dan mempertimbangkan 2 fungsi tersebut diatas yaitu bagian pengiriman dan bagian gudang, namun juga fungsi-fungsi lain serta dokumen bukti transaksi sebagai pendukung penguat. Disini fungsi manajer sangat penting sebagai seorang yang memiliki wewenang dan otoritas tertinggi disetiap fungsi. Diakhir pecan sebaiknya dilakukan evaluasi dari setiap fungsi untuk meminimalisir kesalahan yang menjamur. Dan sebagai bahan pertimbangan perbaikan proses pelaksanaan system dan prosedur perusahaan.

 

·         Pencatatan jumlah penjualan suatu pelanggan kea kun pelanggan lain karena kesalahan dalam pemasukan nomor pelanggan ke system. Kesalahan ini dapat diminimalisir dengan adanya pengendalian dari prosedur EDP, sebelum malakukan pe record an data sebaiknya ada opsi yang memberikan konfirmasi apa transaksi yang di input sudah sesuai. Dan juga biar tidak terjadi kesalahan yang berkelanjutan dikemudian hari, dilakukanlah control/pengawasan serta pelaporan harian oleh atasan dari EDP tersebut.

·         Penjualan kredit diberikan kepada pelanggan yang telah sering menunggak. Dalam kasus ini peran dan fungsi bagian kredit sangatlah penting dan berpengaruh sebagai pihak/fungsi yang bertanggung jawab serta sebagai pengendali terhadap analisis kelayakan kredit konsumen. Prosedur pemberian kredit kepada konsumen sebaiknya dengan syarat dokumen-dokumen penting dan resmi lengkap seperti BPKB sebagai jaminan kredit atau lainnya, serta diadakannya survey terhadap konsumen, melakukan analisis laporan keuangan dan surat perjanjian kesanggupan membayar kredit. Dan pemberian kredit kepada konsumen tidak boleh melebihi limit yang telah ditetapkan oleh perusahaan kepada konsumen.

·         Persetujuan memo kredit untuk retur penjualan sementara barang tidak pernah diretur. Disinilah fungsi bagian penanganan pelanggan sangat berperan dan berpengaruh. Jika terjadi masalah seperti kasus itu, maka yang harus dilakukan dalam pengendalian intern adalah melakukan cek data antara fungsi gudang, penerimaan retur dan fungsi penanganan pelanggan terhadap data-data, dokumen bukti dan catatan di masing jurnal, barulah akan menemukan fungsi mana yang melakukan kecurangan. Kita tetap berpedoman bahwa mencegah lebih baik dari pada mengatasi, untuk itu dalam suatu system diperusahaan masing-masing unit system harus jelas tugas dan wewenang, struktur dan pertanggung jawaban, dan otoritasnya harus ada serta dilakukanlah evaluasi/cek secara berkala.

·         Penghapusan saldo piutang seorang pelanggan yang dianggap tidak mampu membayar dengan tujuan untuk menggelapkan hasil pembayarannya. Dalam kasus ini perusahaan ada pengawas bagian kredit dengan tugas mengawasi pelanggan melalui inormasi informasi yang diperlukan misalnya informasi slip gaji, informasi kondisi pelanggan yang didapat dari surveyor pelanggan. Yang bekerja secara terintregasi sehingga bagian piutang minim akan adanya kecurangan. Serta ketika melakukan kredit, pelanggan hendaknya membuat surat kesanggupan membayar hutang. Berguna sebagai pengendali jatuh tempo pembayaran dan adanya deskcall untuk menginngatkan pelanggan.

·         Perncurian dana oleh kasir yang menguangkan cek-cek yang diterimanya dan tidak pernah dicatat. Dalam kasus ini perusahaan hanya memperkenankan cek atas nama bukan cek atas tunjuk untuk pembayaran/bertransaksi, bank-bank umum pasti juga memiliki alat pembayaran cek atas nama. Jadi pelanggan pun juga tidak akan keberatan jika diminta untuk menggunakan cek atas nama. Dalam pelaksanaannya kasir tidak berperan sendiri, kasir terlibat dan berkenaan langsung dengan persediaan barang yang ada, dan jumlah penerimaan uang masuk atas penjualan barang dagangan. Dari sini bagian audit internal dapat melakukan control/pengawasan secara berkala atau mendadak biar tahu aslinya kepada fungsi terkait, yaitu fungsi kasir, fungsi akunansi, fungsi bendahara dan fungsi persediaan. Dengan adanya control ketiga fungsi tersebut akan meminimalisir kecurangan. Dan masing-masing fungsi harus memiliki arsip yang jelas dan urut untuk memudahkan dalam pengecekan/audit.

Kasus 2

a.       Prosedur penjualan usaha mebel Teguh Edi Paryono di bilangan Klender Jakarta Timur, barang siap dikirim:

BAGIAN PENGIRIMAN BARANG           BAGIAN PENAGIHAN                             BAGIAN AKUNTANSI

 

     _ _ _

Keterngan:

SPB        : Surat Pengiriman barang

FPN        : Faktur Penjualan

b.      Kelamahan pengendalian intern dari prosedur di atas yaitu:

1.       Di bagian pengiriman SPB tidak memiliki arsip dan juga catatan pengiriman.

2.       Di bagian penagihan pengiriman FPN tidak jelas waktunya, dan pengiriman FPN terpisah dengan pengiriman SPB beserta barang ini akan mengakibatkan pemborosan pada biaya pengiriman dokumen.

c.       Menunjukkan terapi untuk menanggulangi kelemahan di atas dengan melakukan modifikasi yang diperlukan terhadap prosedur.

1.       Di bagian pengiriman SPB tidak memiliki arsip dan juga catatan pengiriman ini bisa ditanggulangi dengan bagian Pengiriman Barang membuat SPB rangkap 4.

2.       Di bagian penagihan pengiriman FPN tidak jelas waktunya, dan pengiriman FPN terpisah dengan pengiriman SPB beserta barang ini akan mengakibatkan pemborosan pada biaya pengiriman dokumen, hal ini bisa ditanggulangi dengan mengirimkan pembuatan FPN lengkap dengan informasi formulir yang termuat terlebih dahulu di bagian penagihan lalu disampaikan ke bagian Pengiriman barang kemudian dikirim ke bagian pengiriman barang untuk selanjutnya dikirim ke pelanggan sebagai pemberitahuan hutang pelanggan bersama dengan penyerahan barang.

Kasus 3

Rekomendasi pembenahan untuk pengendalian system informasi akuntansi berbasis computer PT Radaradarunyam:

Rekomendasi berdasar karakteristik terhadap sistem yang dimiliki PT Radaradarunyam, yaitu:

·         Setiap aplikasi, yaitu input data pengiriman barang, penagihan dan piutang, diserahkan kepada seorang operator tetap yang bertanggung jawab untuk membuat program, melakukan perubahan atas program, menjalankan program, dan mencocokkan catatan atas computer.

Rekomendasi, dalam point ini sebaiknya bagian penginput data-pencocokan catatan atas computer dengan yang membuat program tersebut adalah orang terpisah, untuk meminimalisir kecurangan yang akan timbul, karena jika pembuat program dan penginput data itu sama maka tidak aka ada bagian yang memeriksa kebenaran datanya, apalagi dalam satu perusahaan itu yang paham tentang pembuatan program Cuma 1 akan lebih banyak kemungkinan melakukan kecurangan. Dan dalam pengendalian system informasi akuntansi yang berbasis computer pengendalian bukan pada mekanisme saling uji tetapi lebih banyak dipegang oleh pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

·         Tanggung jawab atas pengelolaan dan pengendalian terhadap tape file dan dokumentasi system diserahkan secara bergilir bulanan dan acak ke para operator computer

Rekomendasi, untuk pergantian gilir dan acak secara bulanan memang baik, tapi jika operator computer berganti-ganti nilai pertangung jawaban dan otoritas tertinggi pada bagian tersebut akan berkurang. Selain itu jika pengelolaan terpisah maka pengarsipan pun juga akan terpisah, sehingga ketika ada audit maka penanggung jawab tunggal juga akan kesulitan untuk mencari pembenarannya. Sebaiknya menggunakan 2 orang saja. Satu sebagai pengendali dan satu lagi sebagai pengelola yang kedua-duanya bertanggung jawab kepada atasan.

·         Masing-masing programmer dan operator computer mengakses ruang computer dengan menggunakan kartu magnetic yang membuat kode digital pribadi masing-masing. Analis system dan kepala operator tidak memiliki wewenang untuk mengakses ruang computer.

Rekomendasi, disini yang perlu digaris bawahi adalah analis system dan kepala operator tidak memiiki wewenang untuk mengakses ruang computer, hal ini bisa menimbulkan kecurangan dengan memanipulasi system dan data untuk keuntungan pribadi, justru sebaiknya analis system dan kepala operator merupakan pihak yang paling bertanggung jawab dan memiliki wewenang atas aktifitas di ruang computer.

·         Dokumentasi system terdiri dari unsure:

      Program listing

      Error listing

      Record layout

Untuk meningkatkan efisiensi, tidak digunakan batch total dan processing control.

Rekomendasi, sebaiknya tetap menggunakan batch total untuk pengecekan saat terjadi pembayaran pelanggan, dan processing control untuk memastikan data pelanggan, nomor pelanggan dan inforasi lain yang diperlukan tepat, benar dan sesuai dengan transaksi yang terjadi.

·         Perusahaan mengirimkan produk yang dihasilkannya secara langsung dari dua gudang. Atas setiap pengiriman barang, kepala gudang mengirimkan Surat Pengiriman Barang ke bagian akuntansi.

Rekomendasi, sebaiknya bagian gudang dan bagian pengiriman merupakan bagian yang saling terpisah karena mengingat perushaan ini sudah berkembang pesat, sehingga konsentrasi pekerjaan akan lebih maksimal. Dan bagian gudang hanya melakukan wewenang sebagai penyedia stok barang dan mengeluarkan barang saja, dan bertanggung atas segala aktifitas perusahaan di bagian gudang. Dan perlu ditambahkan adanya bagian pengiriman barang. Dan masing-msing bagian memiliki arsip SPB form asli untuk bagian akuntansi, form kedua untuk bagian pengiriman dan form ketiga untuk bagian gudang. Dan dalam aktifitasnya SPB diberikan kepada bagian pengiriman bersamaan dengan barang.

·         Di bagian akuntansi terdapat petugas penagihan yang mencatat harga barang yang dijual dan memberi nomor urut pada Surat pengiriman barang.

Rekomendasi, kalau petugas penagihan hanya memiliki tugas dan fungsi hanya tersebut di atas sebaiknya itu dilakukan oleh bagian pengiriman saja untuk efisiensi, dan untuk mencatat harga jual pada faktur sebaiknya dilakukan oleh bagian akuntansi, karena memang tugasnya adalah melakukan pencatatan dan membuat faktur yang di dalam form nya terdapat jumlah harga jual. Dengan begitu akan membuat perusahaan akan lebih efisien di biaya gaji karyawan.

·         Petugas penagih juga menghitung jumlah barang yang dikirim dan total nilai penjualannya dalam suatu pita mesin hitung. Kumpulan surat pengiriman barang dan pita mesin hitung tersebut diteruskan ke Bagian Pengelolaan Data untuk diproses lebih lanjut.

Rekomendasi, untuk validasi jumlah barang sebaiknya berada di bagian pengiriman sebagai petugas kirim, dan meminimalisir kesalahan barang sebelum sampai ketangan konsumen, sehingga hal ini juga berfungsi sebagai pengendali yaitu meminimalisir adanya complain dari pelanggan.

·         Output computer dari hasil pengolahan itu adalah:

v  Faktur penjualan rangkap tiga yang selanjutnya diteruskan ke petugas penagihan.

v  Laporan penjualan harian yang menyajikan jumlah unit barang yang terjual dan total nilai penjualannya yang dicek terlebih dahulu oleh operator computer dengan angka pada pita mesin hitung.

Rekomendasi, Faktur penjualan rangkap 3 selain untuk arsip bagian penagihan dan bagian akuntansi juga diberikan kepada pelanggan sebagai alat komunikasi penagihan terstruktur.

Output laporan harian yang dicrosscek dengan angka pada pita mesin hitung sudah baik, dan laporan yang ada sebaiknya bukan hanya laporan harian tapi juga ada laporan secara periodic yaitu bulanan, triwulan, 6 bulanan dan tahunan. Sebagai bahan evaluasi dan melihat hasil dari aktifitas perusahaan serta untuk perancaan perusahaan dalam beberapa periode mendatang.

·         Petugas penagih mengirimkan dua lembar faktur tersebut ke pelanggan dan menyimpan lembar keitga dalam suatu file “faktur yang belum diterima pembayarannya” yang berfungsi sebagai buku piutang.

Rekomendasi, sebaiknya faktur yang diberikan ke pelanggan cukup satu lembar saja dan bagian akuntansi atau piutang juga menyimpan arsip tersebut sebagai bukti otentik adanya transaksi keuangan/transaksi piutang. Supaya pengendalian intern juga tetap berjalan.