BINTI
LAILATUR ROHMATIN SIA_T.3
12130310084
AKUNTANSI/B1/SMT
3
BAB-16 / HALAMAN 379
1.
Fungsi
pembelian yang pada umumnya diselenggarakan dalam suatu perusahaan yaitu:
-
Fungsi
gudang yang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisipersediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yangtelah
diterima oleh fungsi penerimaan.
-
Fungsi
pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
-
Fungsi
penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok
guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
-
Fungsi
akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam
transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat
persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi
pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip
dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau
menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi
pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan
barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2.
Perbedaan
fungsi pembelian dan fungsi logistic yaitu fungsi pembelian berada di bawah
fungsi logistic. Fungsi logistic adalah fungsi perencanaan dan pengendalian
aliran fisik barang yang mengalir ke segenap bagian organisasi.
3.
Tanggung
jawab yang tercakup dalam fungsi pembelian yaitu;
a.
Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli
secara tepat
b.
Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat
c.
Menentukan rekaan pemasok barang yang tepat
4.
Hubungan antara
fungsi pembelian dan manajemen pengendalian persediaan adalah suatu
kerjasama untuk menentukan kuantitas pembelian dan penerimaan barang digudang
secara tepat.
5.
Inti dari
mekanisme manajemen pengendalian persediaan yaitu untuk menentukan
kuantitas pembelian dan titik pemesanan kembali yang dilakukan sedemikian rupa
sehingga tercapai keseimbangan yang optimal.
6.
Tujuan
yang ingin dicapai oleh proses pembelian adalah;
a.
Menyediakan sumber daya yang diperlukan
organisasi perusahaan dengan cara efektif dan efisien.
b.
Melaksanakan pembelian dari rekanan andal.
c.
Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai
dengan yang diinginkan.
d.
Memperoleh barang dengan harga yang pantas.
e.
Hanya membeli barang yang disetujui (authorized)
dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
f.
Mengelola barang secara sehat sehingga selalu
tersedia manakala dibutuhkan perusahaan.
g.
Hanya menerima barang yang sudah dipesan, dan
harus menerima semua barang yang dipesan.
h.
Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan
diterima secara sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan.
7.
Jelaskan tentang berbagai kebijakan dan keputusan yang harus diambil oleh para eksekutif
pembelian? Yaitu menentukan rekanan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan
barang persediaan dengan mempertimbangkan biaya pengelolaan persediaan, biaya
pemesanan barang dan mempertimbangkan barang yang sering digunakan atau tidak.
Informasi apa saja yang mereka
perlukan untuk merumuskan kebijakan dan mengambil keputusan-keputusan tersebut?
Informasi mengenai harga dan tampilan pada umumnya bisa diperoleh dari brosur
atau surat penawaran, informasi mengenai citra dan kualitas barang, infromasi
mengenai keadaan rekanan yang diperoleh berdasar kinerja rekanan di masa lalu
dalam memenuhi target perusahaan.
8.
Berikan mekanisme pencatatan transaksi pembelian
dalam metode perpetual dan metode
periodic!
Pencatatan jurnal pembelian yang
menggunakan system perpetual yaitu:
Persediaan bahan baku Rp XXX
Utang dagang Rp
XXX
Retur
dan potongan pembelian disajikan sebagai lawan dari ayat jurnal di atas. Jika
perhitungan persediaan ternyata terungkap bahwa kuantitas persediaan
sesungguhny lebih rendah dari pada
kuantitas yang dicatat, akun Persediaan Bahan Baku harus dikurangi dan
didebetkan kea kun Harga Pokok Penjualan atau suatu akun kerugian khusus.
Pencatan
jurnal pembelian yang menggunakan system
periodic yaitu:
Pembelian Rp XXX
Utang Dagang Rp
XXX
Retur
dan potongan pembelian dicatat dalam akun lawan khusus yaitu;
Utang Dagang Rp
XXX
Retur & Potongan Pembelian Rp
XXX
Secara
periodic dilakukan perhitungan fisik persediaan dan dibuatlah jurnal;
Persediaan (akhir) Rp XXX
Harga Pokok Penjualan Rp XXX
Pembelian Rp
XXX
Persediaan (awal) Rp
XXX
9.
Master file yang diperlukan dalam pencatatan
transaksi pembelian dan berbagai input dan output yang dihasilkan dari semua
master file tersebut, yaitu;
Æ
Master file persediaan
Input yang digunakan diantaranya;
§
Penerimaan barang dari rekanan.
§
Pengeluaran bahan baku k eke Bagian Produksi
atau Pabrik.
§
Order pembelian, sepanjang master file itu juga
memuat catatan pengadaan barang dalam perjalanan.
Output yang
dihasilkan yaitu;
ª
Laporan posisi persediaan.
ª
Laporan penyimpangan mengenai unsure-unsur
barang yang memiliki aktifitas tertinggi dan terendah.
ª
Dokumen permintaan pembelian (Purchase
Requisiting) untuk barang-barang yang bersaldo rendah.
ª
Dokumen pesanan pembelian (Purchase Order)
sebagai output hasil samping pada saat file persediaan dimutakhirkan.
Æ
Master file utang dagang
Input data yang digunakan yaitu;
§
Voucher pengeluaran.
§
Memo debet yang merupakan dokumen intern
pendukung transaksi retur dan potongan pembelian serta berbagai koreksi dan
penyesuaian lainnya.
Output yang
dihasilkan master file utang dagang yaitu;
ª
Cek untuk pembayaran faktur dari rekanan.
ª
Ikhtisar kebutuhan dana dalam jangka pendek yang
menunjukkan jumlah pembayaran yang harus dilakukan dalam beberapa hari
mendatang.
Æ
Master file pembelian yang masih terbuka yaitu pesanan
pembelian yang barangnya belum dierima seluruhnya oleh perusahaan.
Input utama master file pembelian yang masih terbuka yaitu;
§
Pesanan-pesanan pembelian yang baru dikirimkan
kepada pelanggan.
§
Laporan penerimaan barang yang dipesan.
Output utama yang
dihasilkan dari master file pembelian terbuka yaitu;
ª
Jadwal kebutuhan pengeluaran kas jangka pendek.
ª
Daftar pesanan yang penyerahannya telah lewat
waktu.
Æ
Master file riwayat rekanan yaitu catatan
mengenai rekanan termasuk kinerjanya dalam memenuhi kebutuhan pasokan barang
dan jaza ke perusahaan.
Input data yang diperlukan yaitu;
§
Nama dan alamat rekanan
§
Syarat0syarat pengiriman barang yang disepakati
dengan rekanan termasuk jenis angkutan yang digunakan.
§
Catatan mengenai hasil-hasil kesepakatan dan
realisasinya dengan rekanan.
§
Penawaran harga yang diminta.
§
Pesanan yang diserahkan kepada rekanan
bersangkutan.
§
Total nilai pesanan yang diserahkan kepada
rekanan dalam tahun berjalan.
§
Pengiriman barang barang yang terlambat
diterima.
§
Pengiriman barang yang cepat diterima.
§
Pengiriman barang yang ditolak karena
kualitasnya tidak memenuhi syarat.
§
Pengiriman barang yang kuantitasnya tidak sesuai
dengan pesanan.
Output yang
dihasilkan yaitu;
ª
Referensi dasar untuk memilih dan mengevaluasi
kinerja rekanan.
ª
Digunakan sebagai bahan penyusunan laporan
kinerja rekanan.
10.
Dalam prosedur pembelian system manual, jelaskan
fungsi dokumen-dokumen dan buku berikut:
a.
Permintaan
pembelian (purchase requisition) adalah dokumen yang memberikan informasi
bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali
dengan mengadakan pembelian barang.
b.
Pesanan
pembelian (purchase order) adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk
memesan barang kepada penjual.
c.
Buku
(file) pesanan yang masih terbuka (open purchase order) adalah pesanan
pembelian yang barangnya belum diterima seluruhnya oleh perusahaan.
d.
Laporan
penerimaan barang (receiving report) adalah dokumen yang dibuat oleh
pejabat penerima barang yang menyatakan bahwa kuantitas dan kualitas barang
yang diterimanya sesuai dengan pesanan.
11.
Dokumen pesanan
pembelian yang diterima oleh bagian penerimaan dari bagian pembelian tidak
memuat data kuantitas kualitas barang (blind copy) karena digunakan sebagai
pengendalian intern yaitu petugas penerima barang melakukan penghitungan dengan
serius dan cermat agar benar-benar tepat perhitungan sesuai yang diinginkan
perusahaan.
12.
Pada saat barang diserahkan oleh bagian
penerimaan ke bagian gudang, petugas gudang bersangkutan harus menandatangani
lembar laporan penerimaan barang. Fungsi
tandatangan tersebut ditinjau dari sudut pengendalian intern adalah sebagai
pengalihan tanggung jawab terhadap barang yang diserah terimakan dan bagian
gudang harus meneliti dan yakin bahwa barang yang diterima benar dengan
kuantitas dan kualitas sama dengan yang tercantum pada LPB.
13.
Factor
independensi organisasi yang harus terselenggara dalam pengendalia intern
prosedur pembelian yaitu fungsi operasional atau pelaksanaan dilaksanakan
oleh bagian pembelian, fungsi pengolahan yang dilaksanakan oleh bagian
penerimaan barang dan bagian gudang, serta fungsi pencatatan yang dilaksanakan
oleh bagian utang dan petugas pencatat persediaan.
14.
Pencocokan kuantitas fisik persediaan juga
merupakan suatu unsur pengendalian intern prosedur pembelian. Jelaskan!
Pencocokan kuantitas fisik persediaan yang terdapat di gudang dengan catatan
persediaan, pencatatn ini harus dilakukan secara periodic, dengan kebijakan
bahwa barnag-barang yang bernilai tinggi dan paling sering dipergunakan harus
lebih sering dicocokkan dibandingkan dengan barang-barang lainnya. Pencocokan
itu juga harus dilakukan apabila terdapat indikasi adanya selisih antara fisik
persediaan dengan pencatatannya. Pencocokan hendaknya dilakukan oleh petugas
bagian akuntansi dengan petugas dari satuan pengawas intern, yang dianggap
independen terhadap fungsi gudang maupun fungsi pencatatn persediaan.
15.
Berikan ilustrasi mengenai bentuk-bentuk file
yang diperlukan dalam suatu prosedur pembelian berbasis computer.!
Transaction file
B
Transaction File Penerimaan
B
Transaction File Pengeluaran
B
Transaction File lainnya seperti untuk koreksi kesalahan
Dari ketiga transaction file persediaan ini kemudian
digunakan untuk memutakhirkan (updating) data pada master file persediaan,
setelah proses updating master file persediaan selesai, bagian EDP akan
menghasilkan 4 output, yaitu; master file persediaan yang diupdate, laporan
status persediaan, transaction file yang memuat uraian barang yang harus
dipesan merupakan output berdasar angka-angka reorder point, perhitungan harga
pookok barang yang dikeluarkan untuk produksi.
Master file.
Æ
Master file persediaan
Input yang digunakan diantaranya;
§
Penerimaan barang dari rekanan.
§
Pengeluaran bahan baku k eke Bagian Produksi
atau Pabrik.
§
Order pembelian, sepanjang master file itu juga
memuat catatan pengadaan barang dalam perjalanan.
Output yang
dihasilkan yaitu;
ª
Laporan posisi persediaan.
ª
Laporan penyimpangan mengenai unsure-unsur
barang yang memiliki aktifitas tertinggi dan terendah.
ª
Dokumen permintaan pembelian (Purchase
Requisiting) untuk barang-barang yang bersaldo rendah.
ª
Dokumen pesanan pembelian (Purchase Order)
sebagai output hasil samping pada saat file persediaan dimutakhirkan.
Æ
Master file utang dagang
Input data yang digunakan yaitu;
§
Voucher pengeluaran.
§
Memo debet yang merupakan dokumen intern
pendukung transaksi retur dan potongan pembelian serta berbagai koreksi dan
penyesuaian lainnya.
Output yang
dihasilkan master file utang dagang yaitu;
ª
Cek untuk pembayaran faktur dari rekanan.
ª
Ikhtisar kebutuhan dana dalam jangka pendek yang
menunjukkan jumlah pembayaran yang harus dilakukan dalam beberapa hari
mendatang.
Æ
Master file pembelian yang masih terbuka yaitu
pesanan pembelian yang barangnya belum dierima seluruhnya oleh perusahaan.
Input utama master file pembelian yang masih terbuka yaitu;
§
Pesanan-pesanan pembelian yang baru dikirimkan
kepada pelanggan.
§
Laporan penerimaan barang yang dipesan.
Output utama yang
dihasilkan dari master file pembelian terbuka yaitu;
ª
Jadwal kebutuhan pengeluaran kas jangka pendek.
ª
Daftar pesanan yang penyerahannya telah lewat
waktu.
Æ
Master file riwayat rekanan yaitu catatan
mengenai rekanan termasuk kinerjanya dalam memenuhi kebutuhan pasokan barang
dan jaza ke perusahaan.
Input data yang diperlukan yaitu;
§
Nama dan alamat rekanan
§
Syarat0syarat pengiriman barang yang disepakati
dengan rekanan termasuk jenis angkutan yang digunakan.
§
Catatan mengenai hasil-hasil kesepakatan dan
realisasinya dengan rekanan.
§
Penawaran harga yang diminta.
§
Pesanan yang diserahkan kepada rekanan
bersangkutan.
§
Total nilai pesanan yang diserahkan kepada
rekanan dalam tahun berjalan.
§
Pengiriman barang barang yang terlambat
diterima.
§
Pengiriman barang yang cepat diterima.
§
Pengiriman barang yang ditolak karena
kualitasnya tidak memenuhi syarat.
§
Pengiriman barang yang kuantitasnya tidak sesuai
dengan pesanan.
Output yang
dihasilkan yaitu;
ª
Referensi dasar untuk memilih dan mengevaluasi
kinerja rekanan.
ª
Digunakan sebagai bahan penyusunan laporan
kinerja rekanan.
16. Electronic Data Interchange adalah pertukaran
data elektronik yang dilakukan untuk mencapai system suatu organisasi. Pengertian EDI (Electronic Data Interchange) adalah salah satu metode
pertukaran bisnis yang mengacu pada bidang bisnis yang sangat komersial dengan
menggunakan standar format yang telah ditentukan serta disepakati bersama oleh
sebagian besar organisasi-organisasi yang ada.
Tujuan diberlakukan
EDI
adalah agar dapat membantu para pelaku bisnis untuk mengolah suatu dokumen
dengan pihak lain dengan akurat,cepat serta efisien dalam penyelesaiannya.
Apabila proses tersebut dilaksanakan dengan sebaik mungkin, maka akan terjalin
komunikasi yang sangat baik antar sesama pelaku kegiatan bisnis baik secara
internal maupun eksternal.
Pemanfaatan EDI di Indonesia
nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan.
Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu komponen
teknologi informasi. Komponen dasar pada EDI ialah Hub(pihak yang memberikan
perintah), Spoke (pihak yang menerima perintah), Computer (sebagai electronic
hardware) dan Electronic software.
Ada beberapa
Manfaat EDI langsung berasal dari teknologi yaitu :
ª Manfaat langsung
dari pengurangan kesalahan, pengurangan biaya, dan peningkatan efisiensi
operasional. Manfaat lain di hasilkan oleh manfaat langsung.
ª Manfaat tidak
langsung dari peningkatan kemampuan bersaing, hubungan dengan mitra dagang yang
lebih baik, dan pelayanan pelanggan yang lebih baik.
Adapun kendala-kendala yang dijumpai di
dalam penerapan sistem ini adalah:
§ Kendala teknis,
yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas
telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
§ Terbatasnya pihak
Bank yang memakai program EDI ini.
§ Belum ada aturan
hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.
Just in Time System adalah system produksi dimana komponen-komponen
produk dibuat atau diperoleh apabila akan diperlukan pada operasi berikutnya.
17.
System informasi yang efektive dan efisien dapat
digunakan sebagai pendukung daya saing. Jelaskan dan berikan contoh!
Pada daur pengeluaran, daya saing itu
bisa dicapai dengan jalan mengunci rekanan agar tidak beralih kepada perusahaan
lain. System informasi strategis bisa membuat kondisi demikian rupa, sehingga
jika akan beralih ke perusahaan lain, rekanan harus menanggung biaya yang cukup
besar.
18.
Berikan uraian mengenai proses perhitungan fisik persediaan. Hal-hal apa saja yang perlu
diperhatikan dalam proses tersebut!
Sebelum perhitungan fisik
dilaksanakan, perlu adanya persiapan dengan membentuk tim khusus yang
benar-benar menguasai tehnik perhitungan barang. Harus ada Formulir Perhitungan
yang telah dikoordinasikan dengan pihak pencatat harga. Selanjutnya
pelaksanaan, perhitungan dilakukan oleh dengan menghitung, menimbang, mengukur
atau mengestimasi jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen.
Ha-Hal yang perlu diperhatikan
dalam proses perhitungan antara lain:
a.
Pemilihan
anggota tim yang teridiri dari petugas bukan pengelola persediaan disertai
petugas pengelola persediaan.
b.
Penyusunan
prosedur perhitungan, ketua tim harus membuat semacam kerangka prosedur
yang harus diikuti dalam proses perhitungan. Prosedur itu harus dibuat secara
tertuis dan dibagikan kepada para anggota tim dan diinstruksikan agar anggota
tim benar-benar memahami dan mengikuti langkah-langkah yang terangkum dalam
prosedur.
c.
Petugas
penghitung, dalam perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola
persediaan seluruhnya melainkan harus dilakukan oleh dua pihak di mana salah
satu pihak adalah petugas bukan pengelola persediaan. Hal ini diperlukan agar
tercipta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak.
d.
Barang
berkualitas rendah, jika dalam perhitungan itu ditemukan barang-barang yang
berkualitas rendah atau rusak, hendaknya barang-barang tersebut dipisahkan dan
dilaporkan secara terpisah pula untuk memperoleh keputusan lebih lanjut oleh
manajemen.
e.
Pergerakan
barang selama proses perhitungan, setiap pergerakan barang baik masuk atau
keluar lingkungan perhitungan, dapat diijinkan sepanjang benar-benar diperlukan
dan pergerakan itu harus dicatat dalam suatu formulir khusus. Jika perhitungan
sudah selesai hasilnya harus di cek ulah suatu tim tersendiri. Pada saat
perhitungan jika benar-benar aktifitas perusahaan tidak dapat dihentikan maka
harus benar-benar di awasi sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali
atau luputnya barang dari perhitungan di dua lokasi dapat dihindarkan.
f.
Penyusunan
barang hendaknya ditumpuk dengan rapi sedemikian rupa sehingga memudahkan
perhitugan. Barang-barang titipan dan konsinyasi, barang rusak, barang using, serta
barang lainnya yang tidak termasuk persediaan diberi tanda dengan jelas.
g.
Pengawas
perhitungan, ketua tim perhitungan harus senantiasa mengawasi proses
perhitungan dan memperoleh keyakinan bahwa prosedur perhitungan dilaksanakan
dengan baik. Inspeksi harus dilakukan terhadap perhitungan pada setiap
departemen.
h.
Penggunaan
“blind copy”, agar proses perhitungan bisa terjamin kecermatannya, dapat
digunakan perhitungan ulang tanpa petunjuk (“blind” second count). Dua hasil
perhitungan itu harus dicocokkan oleh petugas ketiga dan perbedaan yang muncul
harus diselesaikan dengan melakukan perhitungan ulang segera dilaksanakan.
i.
Formulir
perhitungan, formulir perhitungan harus diberi nomor tercetak (prenumbered)
terlebih dahulu dan semua nomor harus dipertanggung jawabkan segera setelah
formulir-formulir dikumpulkan, sehingga tidak ada formulir yang tercatat pada
nilai persediaan final.
j.
Penyelesaian
selisih hasil perhitungan dengan catatan, jika perusahaan menggunakan
system perpetual dalam pencatatan persediaan, selisih antara hasil perhitungan
dengan catatan persediaan harus ditelaah. Ada kemungkinan bahwa perbedaan itu
timbul karena persediaan disimoan di dua lokasi dan salah satu lokasi luput
dati perhitungan, ada penerimaan atau pengiriman yang tidak dicatat atau ada
barang yang tidak diidentifikasi dengan baik.
k.
Pemberian
harga, setiap jenis barang dapat diberi harga dan dikalikan dengan
kuantitas hasil perhitungan. Nilai persediaan yang dihasilkan kemudian
dibandingkan dengan master file persediaan.
KASUS 1
a.
Bagan Alir Prosedur Pembelian yang sudah ada di
perusahaan Pak Syarif Bastaman
BAGIAN
GUDANG BAGIAN
PEMBELIAN BAGIAN
UTANG |
|||
 |
|||
b.
Kelamahan prosedur di atas
·
Perintah pemesanan pembelian yang dilakukan
bagian gudang kepada bagian pembelian tidak menggunakan dokumen.
·
Bagian pembelian hanya membuat surat order
pembelian 2 rangkap yang diberikan ke rekanan dan untuk arsip, bagian utang tidak
mendapat SOP sebagai bahan pencatatan.
·
Dari prosedur tersebut, asal muasal faktur tidak
jelas dari mana, seharusnya faktur di buat di bagian utang.
·
Saat penerimaan barang kepala gudang hanya
mengecek barang menggunakan Packing slip dan faktur.
·
Arsip yang digunakan antar satu dengan yang
tidak sesuai, tidak sama.
·
Tidak adanya kesinambungan dokumen.
c.
Perbaikan prosedur dan dokumen rangkap yang
dihasilkan oleh pihak intern atau ekstern
·
Pemesanan pembelian yang dilakukan oleh bagian
gudang sebaiknya menggunakan SOP rangkap 4, arsip asli diberikan ke rekanan,
dokumen 2 ke bagian pembelian, dokumen 3 untuk bagian akuntansi, dan lembar 4
di arsip di gudang.
·
Bagian pembelian, menerima pemasanan pembelian
dari bagian gudang dengan bukti dokumen SOP lembar 2, dari situ di buatkan
faktur rangkap 3, asli diberikan ke rekanan, lembar 2 ke bagian akuntansi dan
lembar 3 untuk di arsip.
·
Bagian akuntansi membandingkan Faktur dan SOP,
jika terjadi selisih maka harus dilakukan croschek data berdasar bukti
otentik.lalu bagian akuntansi mencatat ke dalam jurnal. Dan mengarsipkannya
berdasar nomor.
·
Saat penrimaan barang dilakukan pencocokan
antara SOP dengan Packing Slip yang melekat di barang, lalu di arsipkan
berdasar nomor, dan dilakukan pencatatan di dalam kartu persediaan.
·
Dalam suatu system departemen 1 dengan lainnya
saling terkait untuk itu, peyusunan arsip pun harus sama, misalnya jika
menggunakan nomor berarti harus nomor hal ini dilakukan untuk memudahkan
pelacakan bukti otentik atas masalah.
d.
Hubungan antara satu dokumen dengan dokumen
lainnya. Hubungan antar departemen dalam perusahaan termasuk pemberhentian
akhir setiap dokumen.
Hubungan yang terjadi antar dokumen
tidak lepas dengan keterkaitan antar dokumen tersebut dan setiap dokumen yang
diarsip di masing masing bagian harus memiliki kesinambungan yang runtutan dan
asal dokumen tersebut juga jelas, sehingga dari situ, pertanggung jawaban
setiap dokumen adalah jelas. Dalam hubungan antar departemen berfungsi sebagai
penutupan buku akhir tahun yang biasanya akan dicocokkan dengan departemen
lainnya jika perusahaan memiliki banyak departemen.
KASUS 2
a.
Data yang harus dimasukkan bagian penerimaan PT
Samasamasuka yaitu
§
Slip penerimaan barang
§
Mencatat pada kolom pencatatan penerimaan barang
§
Laporan penerimaan barang yang sesuai dengan
barang tersebut.
b.
Dalam pengendalian aplikasi, perusahaan
sebaiknya mempunyai aplikasi khusus untuk penerimaan barang, supaya tidak ada
kesalahan jika kita mengoperasikan aplikasi laporan penerimaan yang sesuai
dengan ingin kita.
KASUS 3
1.
Kelemahan prosedur daur pengeluaran PT
Raksasabisnis
a.
Bahan baku boleh dikeluarkan dari gudang dengan
perintah lisan dari kepala pabrik. Kemungkinan kecurangan masih bisa terjadi,
bagian gudang bisa saja mengada-ada perintah lisan padahal kepala pabrik tidak
melakukan perintah.
b.
Petugas gudang tidak memiliki catatan penerimaan
maupun pengeluaran barang hanya diganti dengan perhitungan fisik setiap bulan
yang diawasi oleh atasannya. Dan prosedur lain dijalankan dengan baik. Ketika
petugas gudang tidak memiliki catatan keluar, masuk barang maka tidak ada
otorisasi dalam penerimaan maupun pengeluaran barang di gudang. Dan yang
bertanggung jawab juga tidak jelas.
c.
Daftar permintaan pembelian dikirim kebagian
piutang, bagian piutang merangkap sebagai order pembelian (tidak ada bagian
pembelian).
Di sini akan memungkinkan terjadinya
kecurangan karena bagian pencatat utang dan pemesan dan pembeli tidak terpisah,
serta otorisasi dan tanggung jawab tidak jelas.
d.
Surat Pengantar Barang dari supplier juga
berfungsi sebagai Laporan Penerimaan Barang, hal ini kurang jelas dalam
penanggung jawab dan otorisasi. Kurangnya otorisasi dari petugas penerima
barang dan kepala gudang serta laporan ke bagian utang.
2.
Saran perbaikan prosedur daur pengeluaran yang
menyajikan system pengendalian intern yang memadai untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan tersebut di atas.
a.
System pegendalian intern yang sebaiknya ada
adalah adanya otorisasi dari petugas yang berwenang maka dari itu segala
perintah aktifitas bagian gudang harus ada dokumen tertulis atau tercetak yang
diotorisasi oleh pejabat berwenang. Hal ini diperuntukkan menghindari adanya
penyimpangan berupa manipulasi data aliran barang baik masuk atau keluar.
b.
Untuk mengendalikan kelangsungan perusahaan
setiap bagian harus memiliki catatan yang didudkung dengan bukti otentik. Terutama
bagian gudang karena disinilah sumber aktifitas perusahaan dikelola, dan harus
terotorisasi, dan ada pengecekan terhadap catatan tersebut oleh satuan pengawas
internal.
c.
Hendaknya ada pemisahan fungsi di setiap tugas
yang dilaksanakan oleh petugas handal yang kompeten. Hal ini ditujukan, supaya
jelas penanggung jawab pada setiap aktifitas pengadaan barang dan mudah
menelusuri jika ada ketidak cocokan.
d.
Surat pengantar barang yang berasal dari
supplier tentu otoritas dari dokumen itu kurang kerna kepala gudang belum ttd,
karena tidak setiap saat penerimaan barang itu dilakukan oleh kepala gudang
bisa jadi dilakukan oleh staffnya. Sebaiknya bagian gudang juga membuat laporan
penerimaan barang yang diotorisasi oleh kepala gudang dan staff penerima dan
dikirimkan ke bagian utang untuk kemudian diproses pencatatan.
3.
Prosedur pengendalian intern yang diperlukan
oleh PT Raksasa Bisnis jika daur pengeluaran perusahaan di desain dengan basis
computer.
·
Barang-barang perusahaan elektronik di simpan
dalam gudang yang terkunci, petugas gudang yang terdiri dari kepala gudang dan
4 staff. Bahan baku dikeluarkan berdasar perintah tertulis atau form tertulis
dari kepala pabrik.
·
Bagian gudang memberikan form perintah pengeluaran
barang yang diterima dari kepala pabrik ke bagian Pengolah Data elektronik
untuk di input ke computer beserta dengan reorder point sebagai pengingat
keadaan minim barang di gudang, yang nantinya akan dihasilkan laporan
penerimaan barang, dan surat pengantar barang.
·
kemudian bagian pengolah data memberikan laporan
penerimaan barang ke bagian gudang untuk di cek dengan form perintah
pengeluaran barang dan data fisik saat itu dengan cara menghitung kuantitas,
kualitas, jumlah.
·
Pemilihan rekanan pemasok adalah sama dengan
pemsok terakhir untuk jenis barang yang sama dan ketika barang diterima oleh
petugas gudang lalu menghitung barang dan mencocokkan dengan surat pengantar
barang lalu ditanda tangani dan di beri tanggal dan diarsipkan di gudang yang
berfungsi sebagai laporan penerimaan barang.
BAB-17 / HALAMAN 415
1.
Posisi
eksekutif personalia di organisasi pada umumnya bervariasi. Jelaskan!
Divisi SDM / personalia pada umumnya terdapat beberapa sub bagian, misalnya;
divisi pendidikan dan pelatihan karyawan, divisi tenaga kerja, divisi
kesejahteraan dan keamanan kerja dan divisi administrasi tenaga kerja. Secara
keseluruhan fungsi jajaran personalia merupakan fungsi layanan administrative
mengenai bergbagi permasalahan personalia, dalam arti bukan merupakan fungsi
pengambilan keputusan.
2.
Fungsi
manajemen personalia dipandang merupakan fungsi yang paling desentralisasi
karena setiap pimpinan unit organisasi harus melaksanakan fungsi manajemen
personalia terhadap karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya.
3.
Berikan
contoh struktur organisasi personalia,
dan jelaskan fungsi masing-masing unit yang tercakup dalam struktur tersebut!
ÿ
Direktur Sumber Daya Manusia berfungsi sebagai
penanggung jawab atas pengelolaan berbagai fungsi staff personalia, rencana
tenaga kerja merupakan dasar yang dapat dijadikan basis perencanaan dan
pengendalian berbagai kegiatan tenaga kerja serta pendidikan dan pelatihan.
Serta sebagai pertimbangan keputusan-keputusan penting divisi-divisi di bawah
naungannya.
ÿ
Divisi Pendidikan dan Pelatihan Karyawan
berfungsi sebagai penanggung jawab atas kegiatan pengembangan ketrampilan
karyawan di semua tingkat organisasi.
ÿ
Divisi Tenaga Kerja berfungsi sebagai penanggung
jawab atas pelaksanaan kegiatan pengembangan spesifikasi tugas, rekening
karyawan, wawancara dan pengujian calon karyawan yang dianggap potensi serta
pengelolaan arsip pelamar kerja.
ÿ
Divisi Kesejahteraan dan Keamanan Kerja
berfungsi sebagai penanggung jawab atas kesehatan karyawan dan terpenuhinya
standar keamanan kerja dalam perusahaan.
ÿ
Divisi Administrasi Tenaga Kerja berfungsi
sebagai penanggung jawab atas berbagai layanan bagi tenaga kerja yang meliputi
antara lain rencana dana pension, perhitungan bonus dan grafitifikasi,
kafetaria untuk karyawan, asuransi karyawan, sertifikat pekerja, penanggungan
keluhan dll.
4.
Dua jenis
input penting dalam penyusunan informasi gaji dan upah dan data yang
tercantum dalam dua laporan input tersebut adalah
a.
Kartu Jam Kerja Pabrik, yang memuat data sebagai
berikut;
U
Nama dan nomor identifikasi karyawan
U
Departemen dan nomor kode departemen bersangkutan
U
Petunjuk mengenai pesanan pekerjaan atau proses
yang dikerjakan karyawan
U
Waktu mulai dan berakhirnya setiap kegiatan,
pesanan atau proses
U
Tanggal dan tariff upah karyawan
U
Waktu yang digunakan karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya.
b.
Kartu Absensi Karyawan
ৡ Nama
dan nomor identifikasi karyawan
ৡ Departemen
dan nomor kode departemen bersangkutan
ৡ Waktu
mulai dan berakhirnya setiap kegiatan
ৡ Nomor
pesanan dan uraian
ৡ Waktu
yang digunakan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.
5.
Pada
umumnya terdapat 4 jenis kartu jam kerja.
Sebutkan dan berikan contoh bentuk masing-masing jenis tersebut.
a.
Per periode upah adalah kartu yang digunakan
apabila karyawan melaksanakan pekerjaan yang sama setiap hari secara teratur.
b.
Kartu jam kerja harian merupakan kartu yang
cocok digunakan untuk perusahaan yang karyawannya dalam satu hari sering
berganti tugas atau proses.
KARTU JAM KERJA HARIAN
|
TANGGAL
|
____________
|
|||||
NAMA
|
____________________________
|
||||||
NOMOR
|
____________________________
|
||||||
DEPARTEMEN
|
____________________________
|
||||||
CATATAN JAM KERJA
|
WAKTU KERJA
|
KETERANGAN
|
NOMOR PESANAN
|
URAIAN
|
|||
SELESAI
|
|||||||
MULAI
|
|||||||
SELESAI
|
|||||||
MULAI
|
|||||||
SELESAI
|
|||||||
MULAI
|
|||||||
SELESAI
|
|||||||
MULAI
|
|||||||
NOMOR PEKERJAAN
|
JAM KERJA
|
TARIF PER JAM
|
BIAYA UPAH
|
||||
c.
Kartu jam kerja per unit adalah kartu yang
dibuat khusus untuk yang pekerjaan dan dikeluarkan setiap hari.
KARTU
JAM KERJA
|
|||||||||
JUMLAH JAM
|
JUMLAH SATUAN
|
TARIF HARIAN
|
TARIF SATUAN
|
||||||
NAMA
|
__________________
|
TANGGAL
|
_______________
|
||||||
DEPARTEMEN
|
__________________
|
NO. BADGE
|
_______________
|
||||||
NOMOR KOMPONEN
|
|||||||||
SELESAI
|
________
|
KEGIATAN
|
__________________________________
|
||||||
MULAI
|
________
|
NO.PEKERJAAN
|
_________________
|
NO.AKUN
|
_______
|
||||
PENGAWAS
|
___________________________
|
||||||||
JAM KERJA
|
SATUAN YANG DIKERJAKAN
|
JUMLAH UPAH HARIAN
|
JUMLAH SATUAN
|
||||||
d.
Kartu absensi karyawan merupakan kartu yang
digunakan untuk masing-masing karyawan guna mencatat saat masuk dan keluar
temapt kerja.
6. Bebarapa
input sistem informasi gaji dan upah
yaitu
B
Perhitungan gaji dan upah
B
Uang atau cek gaji dan upah
B
Laporan efisiensi dan produktifitas karyawan
B
Laporan dan analisis tingkat kemangkiran dan
keterlambatan kerja karyawan
B
Analisis upah tak langsung menurut jenis biaya
dan menurut departemen
B
Analisis realisasi biaya gaji dan upah dibandingkan
dengan standar atas produk yang dihasilkan
B
Analisis biaya lembur per departemen dan
tunjangan-tunjangan
B
Laporan biaya komisi penjualan
B
Berbagai laporan yang bermanfaat bagi
perencanaan tenaga kerja.
7.
Jelaskan analisis yang pada
umumnya digunakan untuk menilai efisiensi dan produktifitas karyawan.?
Analisis dalam Laporan efisiensi dan produktivitas karyawan dapat disusun
berdasar kartu jam kerja yang menunjukkan jumlah jam kerja yang digunakan
karyawan dalam melaksanakan suatu kegiatan tertentu. Realisasi jam kerja itu
kemudian dibandingkan dengan jangka waktu standar yang ditetapkan untuk
kegiatan yang sama, sehingga selisihnya menunjukkan efisiensi kerja yang
dicapai. Jika perusahaan menggunakan system biaya standar, analisis dapat
diukur dengan analisis yang lebih rinci yaitu analisis variant tenaga kerja.
Dan dipilah kedalam efisiensi karena selisih tarif upah dengan rumus :(Realisasi Jam Kerja x Tarif Standar) –
(realisasi Jam Kerja x Tarif Sebenarnya) dan efisiensi karena penggunaan
tenaga kerja dengan rumus: (Jam Kerja
Standar x Tarif Standar) – (Realisasi Jam Kerja x Tarif Standar).
8. Master file yang pada umumnya digunakan
untuk menilai efisiensi dan produktifitas karyawan yaitu;
8
Master file gaji dan upah
8
Master file barang dalam proses
8
Master file pesanan produksi
8
Master file biaya produksi tak langsung
8
Master file biaya umum dan administrasi
8
Master file biaya penjualan
9. Unit-unit organisasi mana yang harus
terlibat dalam prosedur manual gaji dan upah, yaitu;
U
Unit produksi atau pabrik
U
Bagian pencatat waktu kerja
U
Bagian akuntansi baya
U
Bagian gaji dan upah
U
Bagian utang
U
Petugas buku besar
U
Bagian personalia
U
Kasir
U
Satuan pengawas intern
U
Bank
10. Di
mana posisi satuan pengawas intern dalam
prosedur tersebut? Satuan pengawas intern berada di posisi antara kasir dan
bank, di sini satuan pengawas intern bertugas melakukan pencocokan secara
periodic data gaji dan upah yang tercantum pada daftar gaji dan upah dengan
informasi yang terdapat pada master file atau arsip personalia yang
diselenggarakan dengan tujuan untuk menghindari terjadinya perubahan status
yang tidak sah.
11. Ada
dua jenis petugas pencatat waktu. Sebutkan dan jelaskan fungsi masing-masing?
a. Pencatat
waktu hadir yang memiliki tugas, yaitu;
œ
Menaruh kartu absensi pada rak kartu, dilakukan
bersamaan dengan pengambilan kartu absensi hari sebelumnya.
œ
Mengawasi pemasukan kartu ke dalam jam absesnsi
yang dilakukan oleh setiap karyawan.
œ
Memeriksa kartu jam kerja, dengan cara mencari
lokasi karywan yang telah melakukan pencatatan, melakukan pengecekan on the
spot untuk meyakinkan bahwa setiap karyawan yang memasukkan kartu absensi
benar-benar masih bekerja dan memastikan bahwa karyawan bersangkutan memang
melaksanakan pekerjaan yang sesuai dengan tugasnya.
œ
Menghitung total jam kerja dan menjumlah kartu
atau daftar absensi.
œ
Menyampaikan informasi mengenai jam kerja ke
bagian gaji dan upah.
œ
Mengerjakan tugas-tugas lainnya, missal;
mengawasi tanda pengenal karyawan dan laci penyimpanan barang karyawan.
b. Pencatat
waktu (jam) kerja
ৡ
Mengeluarkan kartu jam kerja
ৡ
Mengecek secara visual dan berkala untuk
memastikan bahwa setiap karyawan memang melaksanakan tugas yang dibebankan
kepadanya.
ৡ
Mencocokkan jumlah waktu pelaksanaan pekerjaan
atau proses kartu jam kerja dengan waktu kehadiran karyawan, dan membuat
berbagai penyesuaian yang diperlukan.
ৡ
Menjumlah jam kerja untuk setiap setiap
pekerjaan atau kegiatan, sehingga dapat dibandingkan dengan jam kerja standar
atau jam kerja yang dianggarkan.
ৡ
Menerjemahkan angka-angka produksi ke dalam
angka-angka jam kerja dengan jalan mengalihkan angka-angka produksi tersebut
dengan jam kerja standar per satuan unit produksi.
ৡ
Menyampaikan informasi mengenai jumlah produksi
dalam satuan hasil produksi yang dihasilkan setiap karyawan , tim atau setiap
departemen.
ৡ
Tugas-tugas lainnya, missal, penyusunan
laporan-laporan yang bersifat khusus mengenai tunjangan pakaian kerja, hanya
perawatan peralatan kerja, jam kerja tambahan sat istirahat, atau biaya makan
malam untuk kerja lembur dsb.
12.
Jelaskan
tiga proses yang dapat diterapkan dalam pembayaran gaji dan upah dalam system
manual?
a.
Gaji dan upah yang dibayarkan dengan uang tunai;
bagian gaji dan upah dapat menyerahkan gaji ke kasir dengan disertai amplop
gaji masing-masing karyawan dan satu lembar cek senilai jumlah total gaji dan
upah. Dalam amplop gaji terdapat informasi tentang gaji, upah, potongan dan
informasi penting lainnya, saat kasir menerima daftar gaji dan upah harus yakin
dengan kebenaran data tersebut. Kasir harus cek kebenaran rincian, jika terjadi
keganjilan bagian kasir harus meminta penjelasan kepada bagian gaji dan upah
untuk koreksi. Kasir akan menguangkan cek senilai total gaji dan upah ke bank
dan mentransfer ke para karyawan. Karyawan harus cek kebenaran data dan jumlah
uang dihadapan kasir.
b.
Gaji dan upah dibayarkan dengan Cek; dalam hal
ini karyawan akan menerima cek atas namanya. Bagian gaji dan upah menyerahkan
daftar gaji dan upah ke kasir beserta amplop gaji dan sekumpulan cek sejumlah
karyawan. Kasir akan cek keseluruhan nilai kumpulan cek tersebut dan mencocokan
hasilnya dengan angka total gaji dan upah di daftar gaji, kasir juga cek
mencocokkan angka-angka tertera di masing-masing amplop dengan angka yang ada
di daftar gaji, jika sudah sesuai kasir akan menandatangani daftar gaji dan
upah dan memasukkan masing-masing cek ke dalam amplop. Selanjutnya proses
penunaian gaji.
c.
Gaji dan upah disetorkan langsung ke rekening
karyawan; dapat dilakukan pada rekening tabungan, rekening giro, atau ATM. Cara
ini lebih aman buat kasir karena tidak perlu lagi mencairkan cek ke bank dan
membawa uang ke perusahaan dalam jumlah besar, sehingga dapat menghindari
resiko terjadinya perampokan dan perampokan. Kelamahannya adalah perusahaan biasanya
dikenakan biaya transfer, jika jumlah karyawan besar maka biaya transfer juga
akan besar. Sebelumnya karyawan harus memiliki rekening Bank yang telah
ditentukan oleh perusahaan, lalu dengan surat permintaan pemindahbukuan yang
dibuat oleh bagian gaji dan upah akan meminta bank untuk mentrasfer dana ke
amsing-masing karyawan. Surat tersebut dilampiri dengan cek atas rekening gaji
dan upah sebesar jumlah kolektif dan Daftar Gaji dan Upah. Jika transfe sudah
dilakukan maka bank akan mengeluarkan slip gaji dan upah untuk masing-masing
karyawan. Kumpulan slip tersebut kemudian disampaikan ke bagian gaji dan upah
oleh bank. Selanjutnya Daftar gaji dan Upah lembar kedua diberikan ke bagian
utang lalu bagian utang membuatkan voucher jurnal. Bagian utang juga membuatkan
cek dan bilyet giro untuk memindahkan total gaji dan upah dari rekening umum
perusahaan ke rekening khusus pembayaran gaji dan upah. Cek, bilyet giro dan
voucher jurnal diserahkan ke bagian kasir kemudian ditandatangani dan
diserahkan ke bank. Setelah kasir mencocokkan dengan jumlah yang tercatat pada
cek atau bilyet giro, kasir membubuhkan paraf atau tanda tangan ke voucher
jurnal lalu diteruskan ke petugas buku besar. Daftar gaji dan upah diarsipkan
sebagai bukti pendukung pembayaran gaji dan upah.
KASUS 1
Prosedur PT Soraksorai
§
Bagian pencatat waktu pencatat waktu
mengikhtisarkan jumlah jam kerja yang akan menjadi dasar perhitungan upah
karyawan, tariff upah dan jumlah upah dalam bentuk dokumen pencatat waktu kerja
karyawan sesuai jenis.
§
Karyawan kantor tidak menggunakan jam pencatat
waktu, sebulan sekali kepala bagian melaporkan keterlabatan masuk kerja,
kemangkiran dan lembur karyawan kepada bagian gaji dan upah.
§
Bagian upah dan gaji menerima dokumen catatan
waktu kerja karyawan dari bagian pencatat waktu lalu akan diperhitungkan pajak
penghasilan karyawan, asuransi serta iuran dana pensiun. Untuk selanjutnya di
buat daftar gaji dan upah.
§
Pencairan gaji karyawan oleh kasir mengikuti
ketentuan yang ditentukan oleh bagian personalia, baik itu dnegan cek atau
tunai atau transfer.
Formulir
KASUS 2
Upaya yang harus dilakukan agar tercipta pengendalian intern untuk
menangkal kemungkinan-kemungkinan penyimpangan di bawah ini.
a.
Karyawan yang sudah pensiun masih menerima gaji
Upaya yang sebaiknya dilakukan
adalah selalu update data gaji dan upah secara berkala dan adanya audit dari
tim internal. Untuk meminimasilir kecurangan di bidang ini, dalam pengambilan
gaji sebaiknya langsung dengan orangnya tidak boleh ada perantara. Dan perlu
adanya pemisahan fungsi antara pencatat waktu dan bagian gaji dan upah dan
pembayaran gaji dilengkapi dengan prosedur yang layak untuk penanganan gaji dan
upah yang tidak diambil oleh karyawan, yang antara kedua fungsi itu melakukan
pencocokan data.
b.
Karyawan fiktif menerima gaji
Upaya yang sebaiknya dilakukan
adalah memberikan kartu identitas pekerja ke setiap pegawai. Dan terus diadakan
supervise dadakan untuk mengetahui kinerja karyawan dan mengtahui apa-apa saja
yang menjadi bahan evaluasi termasuk karyawan fiktif. Selain itu perlu adanya
pemisahan fungsi antara pencatat waktu dan bagian gaji dan upah dan pembayaran
gaji dilengkapi dengan prosedur yang layak untuk penanganan gaji dan upah yang
tidak diambil oleh karyawan.
c.
Kesalahan dalam perhitungan gaji kotor untuk
karyawan pabrik
Upaya yang sebaiknya dilakukan
adalah dengan adanya control dari masing-masing pengawas bagian pabrik tersebut
(mandor) dan pengawas tersebut harus selalu mengetahui informasi terbaru yang
terdapat di lingkup wewenangnya, serta melakukan evaluasi dan pelaporan secara
rutin kepada atasan.
d.
Jumlah jam kerja diperbesar oleh petugas
pencatat waktu agar temannya memperoleh upah yang lebih besar daripada
seharusnya diterima
Upaya yang sebaiknya dilakukan
adalah jam kerja menggunakan system elektronik bisa dengan finger print atau
tunjuk wajah serta adanya kamera pengintai di dalam ruang kerja. Jika
perusahaan menerapkan system manual sebaiknya kartu jam kerja tersebut berapa
di kantor atau ruang pimpinan setiap datang dan pulang harus langsung mengisi
kartu jam kerja tersebut. Serta diadakan cek dan evaluasi setiap hari.
e.
Karyawan mengabsenkan kartu jam kerja temannya
Kartu jam kerja sebaiknya berada di
tempat yang kepala bagian / pemimpin dalam divisi tersebut dapat mengontrol,
misalnya di ruang kepala divisi. Serta adanya sanksi tegas yang diberikan jika
terbukti melakukan pelanggaran. Serta adanya kamera pengintai di tempat
tersebut, hal ini dapat memudahkan pimpinan untuk melihat rekaman kejadian dan
mempermudah pengontrolan data. Dan dalam proses kegiatan hendaknya ada fungsi
pengawasan intern yang memiliki posisi independen diharapkan akan dapat
melakukan pengecekan secara obyektif terhadap proses gaji dan upah.
f.
Pajak dan potongan-potongan tidak diperhitungkan
dengan baik sehingga gaji dan upah bersih tidak sama dengan gaji dan upah kotor
dikurangi dengan pajak dan potongan tersebut
Dalam perhitungan gaji dan upah
serta pajak, hendaknya ada cekker. Hal ini dapat meminimalkan kesalahan. Karena
selain untuk penggajian dan laporan kepada pimpinan pajak nantinya juga akan
dilaporarkan ke KPP. Sehingga dalam pengerjaan hitungannya harus cermat dan
teliti.
g.
Kasir mengambil uang karyawan yang telah pensiun
tapi masih dimuat dalam dafar gaji
Upaya yang sebaiknya dilakukan
adalah Bagian Upah dan Gaji hendaknya benar-benar memastikan bahwa daftar gaji
sesuai dengan keadaan riil perusahaan berdasar data dari kepala bagian
masing-masing yang sudah di cek keabsahannya serta adanya otoritas dari yang
berwenang. Dan menghilangkan/menghapuskan data yang sudah kadaluwarsa atau
tidak dipakai lagi. Selain itu harus ada satuan pengawas intern yang melakukan
tugas pengecekan, jika terjadi penunaian gaji yang tidak jadi karena
sebab-sebab tertentu maka pengawas intern harus menyaksikan pembatalan cek yang
dilakukan oleh kasir.
KASUS 3
Kelemahan-kelemahan prosedur gaji dan upah PT Sederhana dan upaya-upaya
yang diperlukan untuk menanggulangi kelemahan prosedur tersebut.
ৡ Petugas
gaji dan upah menerima kartu jam kerja dari semua kepala bagian di perusahaan
menjelang setiap akhir bulan. Upaya yang diperlukan adalah semua kepala bagian
memberikan kartu jam kerja karyawan secara harian, sehingga petugas gaji dan
upah akan melaksanakan pencocokan dengan tarif gaji dengan tariff yang disusun
oleh bagian personalia dan mencatat jumlah jam kerja dan jam lembur karyawan
hal ini akan lebih memudahkan dalam melakukan evaluasi. Dengan mempertimbangkan
pengecekan secara harian maka ketika ada keganjilan akan segera diketahui dan
penelusuran keabsahan data masih pendek sehingga akan lebih mudah ditemukan
data yang benar.
ৡ Petugas
gaji dan upah mengirim data sebagai bahan Daftar Gaji ke bagian Pengolahan Data
dalam bentuk kartu jam kerja, untuk
menghasilkan daftar gaji dan upah berikut dengan cek setiap karyawan, lalu
dikembalikan lagi ke petugas gaji dan upah untuk dibandingkan rincian pada
daftar gaji dan upah dengan kartu jam kerja. Kelemahan di prosedur ini adalah
kurangnya efisiensi tugas dan waktu karena terjadi pengulangan pencatatan yang
dilakukan oleh petugas gaji dan upah. Sebaiknya dilakukan satu kali saja untuk
lebih efisien.
ৡ Dalam
pembatalan cek sebaiknya diketahui dan disaksikan oleh satuan pengawas intern
sehingga akan meminimalkan kemungkinan adanya penyimpangan penguangan cek
tersebut.
ৡ Kelemahannya
petugas gaji memperoleh cap tanda tangan kepala pabrik dari bagian akuntansi
kemudian menandatangani sendiri. Upaya yang dilakukan sebaiknya adalah petgas
gaji dan upah memintakan tanda tangan sendiri ke kepala parbik dan
menandatangani sendiri di hadapan kepala pabrik. Hal ini akan lebih meyakinkan
keabsahan cap tanda tangan tersebut. Baru untuk disampaikan ke bagian
personalia untuk disimpan dan dibagikan ke masing masing karyawan, bukan ke
kepala bagian.
