Pengembangan, Desain, Analisis Sistem dan Implementasi sistem

PENGEMBANGAN DAN DESAIN SISTEM

A.     PENGEMBANGAN SISTEM

1.      Tujuan Pengembangan system

a.      Menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu

b.      Diselesaikan dalam jangka waktu yang layak

c.       Memenuhi kebutuhan informasi organisasi

d.      Memberikan kepuasan kepada para penggunanya

2.      System informasi dalam situasi yang cepat berubah

Dalam suatu system yang cepat berubah, resiko obsolensi system menjadi semakin besar dan keunggulan daya saing dengan cepat akan menurun karena pesaing bisa memperoleh system yang lebih andal.

Situasi yang memerlukan perubahan system antara lain:

a.      Perubahan kebutuhan pengguna                       e.    Manfaat produktifitas

b.      Perubahan teknologi                                          f.     Pertumbuhan usaha

c.       Penyempurnaan proses bisnis                            g.    Penciutan usaha

d.      Keunggulan kompetitif                                       h.    Peningkatan kualitas

3.      Daur pengembangan system

Daur pengembangan system adalah daur mulai dari konsepsi yang berwujud gagasan proses pengembangan hingga implementasi dan pengoperasiannya.

Tahapan dalam daur pengembangan system adalah

a.      Perencanaan system

b.      Analisis system

c.       Desain system

d.      Implementasi system

e.      Operasionalisasi system

Analisis, desain dan implementasi merupakan tahap pengembangan system yang sesungguhnya dan memerlukan waktu bulanan hingga tahunan. Sedangkan operasionalisasi system bisa mencapai waktu puluhan tahun tergantung pada obsolensi system tersebut.

Pengembangan system dilaksanakan dalam sutu kerangka rencana induk system yang mengkoordinasikan proyek-proyek pengembangan system ke dalam rencana strategis perusahaan.

Analisis system adalah proses untuk menguji system informasi yang ada berikut lingkungannya dengan tujuan untuk memperoleh petunjuk mengenai berbagai kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kemampuan system itu sendiri.

Analisis system diperlukan karena system yang sudah ada tidak memadai kebutuhan, diperlukan informasi baru dan munculnya teknologi baru. Analisis system dapat dilakukan dua tahap yaitu:

a.      Analisis pendahuluan terhadap system yang ada

b.      Analisis mendalam dengan tujuan untuk menyusun studi kelayakan. Hasil ananilisis sitem dituangkan ke dalam suatu laporan analisis dan diserahkan kepada manajemen.

Desain system mencakup kegiatan menerjemahkan saran-saran yang dihasilkan dari analisis system ke dalam bentuk yang dapat diimplementasikan. Desain system dapat dilakukan dalam dua tahap yaitu: desain konseptual atau desain pendahuluan dan desain fisik.

Kegiatan yang paling banyak menyita waktu dalam implementasi system adalah proses pengujian program computer yang disebut proses pengujian persetujuan. Sedangkan proses akhir dalam tahap implementasi adalah proses konversi, dimana semua data yang disimpan dalam file system lama harus dipindahkan ke file dengan format sesuai system baru.

Dalam operasionalisasi system harus dilakukan pemeliharaan dengan tujuan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam desain system atau untuk melakukan perubahan-perubahan kecil dalam system karena adanya perubahan lingkungan yang baru terjadi.

4.      Pengembangan aplikasi secara cepat

Aplikasi dapat dilakukan lebih cepat dengan menggunakan metode RAD. Tahapan yang tercakup dalam metode RAD sama dengan tahapan yang dilakukan dalam oengembangan system, tetapi pada umumnya dilaksanakan dengan melibatkan pengguna dengan lebih intensif dan memanfaatkan teknik prototype secara berulang-ulang sampai kebutuhan pengguna terpenuhi.

Tehnik yang digunakan dalam RAD adalah:

a.      User workshop, adalah pertemuan yang dihadiri oleh semua pihak yang terlibat dalam proiyek system dan professional system berperan sebagai fasilitator. Pertemuan bisa dilakukan berkali-kali sampai pengguna system dapat menyepakati tujuan yang diuharapkan.

b.      Prototyping adalah proses yang bisa dilaksanakan secara berulangkali dengan tujuan untuk menghindarkan proses persetujuan formal secara periodic yang diperlukan seperti pada pendekatan pengembangan tradisional. Tehnik ini cocok digunakan untuk system pendukung keputusan.

c.       Timeboxses adalah periode yang ditetapkan di mana pada akhir periode itu tim harus menyerahkan system kasar.

d.      Reusable components adalah komponen-komponen system lama yang masih dapat digunakan kembali pada system baru. Komponen-komponen ini harus diuji dulu kualitasnya agar sesuai dengan karekteristik system baru.

e.      Development tools adalah peralatan pengembangan system yang high level.

5.      Peran auditor dalam pengembangan system

Auditor perlu dilibatkan dalam pengembangan system agar system tersebut auditable dan memiliki pengendalian intern yang memadai. Auditor yang dilibatkan bisa auditor kestern ataupun satuan pengawas intern, ataupun keduanya. Auditor menkaji setiap tahap pengembangan system yang diusulkan tim.

Dua yang perlu diperhatikan oleh auditor dalam pengembangan system adalah audit trail dan pengendalian intern. Bilamana system memiliki audit trail yang baik, berarti system itu audtable.

B.      ANALISIS SISTEM

1.      Pengertian analisis system

Analisis sitem adalah proses pengujian system informasi yang ada dan lingkungannya dengan tujuan untuk menentukan berbagai perbaikan yang diperlukan. Pemicu analisis system adalah usulan (proposal) yang diajukan oleh manajer yang menghadapi persoalan dalam system yang digunakan. Persoalan ini antara lain adalah system yang ada sudah tidak mampu lagi menangani data, sering terjadi kesalahan, system tidak berfungsi, system tidak efisien atau masih dapat ditingkatkan efisinesinya, memerlukan informasi baru dan memerlukan teknologi baru.

2.      Analisis pendahuluan

Analisis pendahuluan bertujuan untuk memperoleh peragaan mengenai permasalahan, mencari alternatif solusi dan memberikan rekomendasi.

Metode pengumpulan data yang dapat dilakukan dalam survey pendahuluan adalah dokumentasi system, wawancara, kuisioner dan observasi.

Jenis dokumentasi ada 3 yaitu organisasi dan prosedur, indivisu karyawan dan pengolahan data.

Data yang harus dihimpun dalam analisis pendahuluan adalah aliran data dalam system maupun antar system, efektifitas system yang ada, cara-cara yang dipelukan dalam memperbaiki efisiensi dan pengendalian intern.

3.      Analisis mendalam dan studi kelayakan

Dalam tahap analisis mendalam, tim kerja harus melakukan penelaahan terhadap berbagai alternative yang dapat digunakan untuk menyempurnakan system yang ada. Dalam tahap ini tim kerja harus merumuskan sasaran dan lingkup system baru yang harus dikembangkan. Selanjutnya masing-masing alternative tersebut harus diuji untuk memilih yang paling cocok dan layak diterapkan.

Penentuan ruang lingkup system dilakukan dengan jalan hanya memasukkan komponen-komponen yang relevan dengan setiap langkah yang diperlukan untuk mencapai sasaran system.

Pengujian kelayakan dapat dilakukan dengan menganalisis 4 kelayakan yaitu:

a.      Tehnik analisis

b.      Kelayakan operasional

c.       Kelayakan waktu

d.      Kelayakan ekonomis

Kebutuhan informasi ditentukan dengan memperhatikan kebutuhan untuk proses pengendalian dan kebutuhan proses perencanaan. Yang dimaksud dengan persyaratan system adalah apa yang harus dihasilkan sebagai output, dan input apa yang diperlukan untuk menhasilkan output tersebut.

4.      Laporan analisis system

Laporan analisis sistem pada umumnya membahas tentang solusi-solusi alternative dari permasalahan yang dihadapi. Dalam uraiannya, tim mengajukan beberapa solusi yang memiliki peluang untuk diterapkan. Solusi bisa berbentuk suatu perubahan kecil, perubahan besar dan penggantian total dari system yang ada. Solusi juga harus memuat ikhtisar berbagai asumsi yang digunakan dalam mengevaluasi berbagai alternative.

Yang terpenting dalam laporan analisis adalah bahwa laporan analisis itu harus memuat rekomendasi akhir dari tim kerja yang mungkin bisa berbentuk suatu usulan untuk menerapkan salah satu alternative, tidak melakukan apa pun atau pun menunda perubahan system.

5.      Rekayasa ulang proses bisnis

Rekayasa ulang adalah analisis yang bersifat menyeluruh dan lengkap dari proses bisnis dan system informasi guna mencapai peningkatan kinerja secara dramatis. Rekayasa ulang merupakan proses revolusioner yang berupaya melonggarkan praktik-praktik tradisional yang berlaku kaku. Tujuh prinsip dalam rekayasa ulang adalah sebagai berikut:

a.      Perhatikan hasil, bukan tugas.

b.      Yang memerlukan output juga berperan sebagai pemroses.

c.       Penghasil informasi juga berperan sebagai pemroses.

d.      Sentralisasikan dan sebarkan data.

e.      Integrasikan aktifitas-aktifitas yang bersifat pararel.

f.        Berdayakan tenaga kerja, tipiskan organisasi dan bangun pegendalian yang built-in.

g.      Dapatkan data dari sumbernya.

Tantangan yang dihadapi dalam rekayasa ulang adalah tradisi, resistensi, kendala waktu, biaya, kurangnya dukungan dari manajemen, oenuh risiko, keraguan dan perlu pelatihan ulang.

6.      Aspek perilaku

Penyebab munculnya masalah perilaku yaitu karakteristik dan latar belakang pribadi yang tidak mendukung, cara pengenalan perubahan, pengalaman dengan berbagai perubahan yang dilakukan, kurangnya dukungan dari manajemen puncak, komunikasi yang kurang ideal, resistensi alamiah terhadap perubahan, sifat perubahan yang membingungkan dan kecemasan.

Cara-cara yang biasanya dilakukan karyawan untuk menolak perubahan adalah dengan melakukan agresi, menuduh perubahan sebagai kambing hitam dalam setiap kejadian yang merugikan dan menunda atau mengelak untuk menyetujui perubahan.

Upaya mencegah timbulnya masalah perilaku yaitu dengan cara memenuhi kebutuhan pengguna, buka hubungan komunikasi seluas-luasnya, memelihara suasana yang aman, mencari dukungan manajemen, mengupayakan agar pengguna ikut berpartisipasi, berikan umpan balik secara bijak, pastikan bahwa pengguna benar-benar memahami system yang baru, mengupayakan agar system yang baru memeiliki citra yang baik, berikan peragaan mengenai tantangan dan peluang yang baru, lakukan peninjauan ulang terhadap evaluasi kinerja, lakukan pengujian terhadap intregitas system, hindarkan emosionalitas, sajikan system dalam konteks yang tepat, kendalikan harapan-harapan pengguna dan usahakan untuk menciptakan system yang sederhana.

C.      DESAIN SISTEM

1.      Pengertian dan peranan desain system

Desain system adalah proses pengembangan spesifikasi system baru berdasarkan rekomendai hasil analisis system. Desain system dilaksanakan dalam dua tahap yaitu desain pendahuluan atau desain konseptual dan desain fisik atau desain rinci.

2.      Desain pendahuluan dan desain konseptual

Hal-hal yang harus ditentukan dalam desain konseptual adalah ruang lingkup system, persyaratan system dan sumberdaya system.

Pendefinisian ruang lingkup system pada umumnya dilaksanakan dengan jalan menetapkan kembali solusi alternative yang dipilih manajemen sesuai dengan rekomendasi yang telah dihasilkan dari tahap analisis system. Persyaratan system dilakukan dengan menetapkan output, unsure data, input, proses pengolahan, serta kebijakan manajemen yang terkait dengan system yang diusulkan.

Penentuan sumberdaya system dilakukan dengan jalan memperhitungkan jumlah sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan dan mengoperasikan system. Perhitungan ini merupakan pendalaman dari hasil perhitungan studi kelayakan, yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan, biaya pengembangan system, estimasi biaya pengoperasian setelah system selesai diimplementasikan dan evaluasi berikutnya terhadap biaya dan manfaat system.

Perangkat lunak dapat diperoleh dengan mengembangkan system sendiri, membeli dari produsen perangkat lunak, membeli dari produsen computer atau membeli dari kelompok pengguna pengguna system.

Perangkat keras dibutuhkan jika system baru mengandung teknologi yang baru dan berbeda dengan system lama atau kapasitas system lama sudah tidak mampu menangani kegiatan yang ada. Perangkat keras dapat diperoleh dengan jalan membeli, sewa atau leasing, perusahaan jasa pengolahan data, pengolahan data dengan remote batch dan timesharing.

Perhitungan biaya untuk system meliputi biaya awal dan biaya operasi tahunan. Biaya awal meliputi biaya perangkat keras dan perangkat lunak computer, biaya lokasi computer, serta biaya lainnya yang diperlukan seperti misalnya; biaya penetapan spesifikais system, biaya implementasi, dan biaya pasca implementasi. Biaya operasional tahunan antara lain adalah gaji karyawan system, pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak, perlengkapan computer dan listrik.

Jenis-jenis manfaat yang dapat diperoleh dari adanya system yang baru adalah penurunan biaya karyawan (karena berkurang), penurunan biaya pengelolaan persediaan (karena lebih efisien), menurunnya biaya bunga. Manfaat yang sulit diperhitungkan antara lain adalah manfaat karena layanan lebih baik kepada pelanggan serta laporan yang lebih efektif kepada manajemen.

3.      Desain fisik dan desain rinci

Dalam tahap desain fisik, komponen-komponen fisik system informasi ditentukan secara rinci sehingga implementasinya dapat dilakukan dengan lancer. Untuk itu, persyaratan system harus dirumuskan kembali secara rinci sehingga dapat dijadikan dasar penentuan jenis perangkat lunak dan perangkat keras yang dibutuhkan.

Beberapa pertimbangan yang diperlukan dalam desain output antara lain adalah pengguna output, media yang digunakan, format output, formulir pencetak, lokasi pengiriman output, izin akses, frekuensi penyajian dan tingkat kerincian output.

Beberapa pertimbangan yang diperlukan dalam desain input antara lain adalah media yang digunakan, sumber data, format, volume dan sifat data, kemampuan karyawan, frekuensi entri data, efisiensi biaya serta deteksi dan korensi kesalahan.

Beberapa prosedur yang dapat dipergunakan untuk mengembangkan program adalah modularitas, penggunaan rutin-rutin operasional, standar program walk through atau pendekatan tim.

Beberapa criteria yang digunakan untuk mengevalusai pemasok yaitu kinerja perangkat keras, kesesuaian perangkat keras, dukungan dari pemasok, ketersediaan peralatan dan biaya perangkat keras.

Perangkat lunak dapat dikembangkan sendiri ataupun membeli dari pihak eksternal. Pengembangan sendiri memerlukan perencanaan yang meliputi beberapa aspek yaitu estimasi jangka waktu pengembangan, penugasan dan standar-standar yang berlaku.

Tujuh langkah dalam pemilihan perangkat lunak yaitu dengan melakukan kajian terhadap persyaratan system, pelajari paket program yang tersedia di pasar, lakukan penyaringan pilihan, bandingkan hasil pilihan, mendiskusikan dengan pengguna, melaksanakan pengujian dengan benchmark dan menentukan pilihan.

D.     INMPLEMENTASI DAN OPERASIONALISASI SISTEM

1.      Perencanaan implementasi system

Proses implementsi system pada umumnya terdiri dari perencanaan implementasi, pengembangan dan pengujian program, persiapan lokasi perangkat keras, seleksi dan pelatihan karyawan, pengembangan dokumentasi, pengujian system dan konversi system.

Rencana implementasi meliputi perencanaan mengenai:

a.      Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses implementasi.

b.      Estimasi batas waktu penyelesaian proses implementasi.

c.       Estimasi biaya yang diperlukan untuk implementasi.

d.      Pihak-pihak yang bertanggung jawab atas masing-masing tugas implementasi.

Dua piranti yang dapat digunakan dalam proses perencanaan implementasi adalah PERT dan Gantt Chart.

2.      Pegembangan dan pengujian program

Pengembangan program memerlukan tujuh langkah yaitu penentuan kebutuhan pengguna, pengembangan rencana, penulisan instruksi program, pengujian program, pendokumentasian program, pelatihan pengguna dan pemeliharaan program.

Dalam mengembangkan program seorang programmer hendaknya memperhatikan dua hal yaitu menerapkan structured programming dan menggunakan pendekatan top-down.

a.      Structured programming adalah penyusunan program dengan pendekatan modular dimana setiap modul hanya memiliki satu entry point dan satu exit point dan hanya memiliki tiga bentuk logika yaitu logika berurut, logika memilih dan logika berulang.

b.      Top Down, mengacu pada struktur bagan program. Artinya tim penyusun program harus membuat instruksi-instruksi mulai dari jenjang yang paling tinggi terlebih dahulu.

Dalam pengujian program perlu dilakukan tahapan-tahapan yaitu:

a.      Debugging adalah menghapus kesalahan-kesalahan yang terdapat pada instruksi program.

b.      Structured walkthrough adalah pemeriksaan kembali pekerjaan programmer yang dilakukan oleh para programmer lainnya.

c.       Test data generator adalah paket perangkat lunak yang digunakan untuk menguji suatu program atau modul.

3.      Persiapan lokasi dan persiapan karyawan

Persiapan lokasi amat tergantung pada perangkat keras yang akan digunakan. Aturan pengamanan harus diberlakukan termasuk cadangan listrik.

Pelatihan karyawan dilakukan tidak hanya agar karyawan memahami perangkat keras dan perangkat lunak system, melainkan juga agar karyawan mengetahui dan menguasai kebijakan-kebijakan yang diberlakukan. Untuk itu harus ada pembakuan prosedur-prosedur dalam suatu pedoman prosedur.

Karyawan operasional computer yang perlu memperoleh pelatihan antara lain adalah petugas entry data, operator computer, petugas pendukung teknis dan petugas control data.

4.      Konversi system

Konversi system adalah proses perubahan dari system informasi akuntansi lama menjadi system informasi akuntansi yang baru. Tiga tugas dalam proses konversi adalah konversi data, pengujian volume data dan penggantian system.

Konversi data adalah kegiatan mengubah cara penyimpanan data dengan tujuan untuk menciptakan kecermatan dan kelengkapan data yang ada dan menciptakan entitas data baru yang diperlukan dalam system yang baru.

Pengujian volume data adalah pengujian terhadap proses system dengan tujuan untuk memperoleh kesimpulan berapa jauh efisiensi dan efektifitas operasi system dalam mengolah data hingga menjadi output yang diinginkan pengguna.

Penggantian system dapat dilakukan dengan empat pendekatan yaitu konversi langsung, konversi pararel, konversi bertahap dan konversi percontohan.

Jika tim kerja pengguna telah puas dengan operasi system yang baru, manajer dari unit-unit organisasi pengguna harus menandatangani suatu dokumen persetujuan system baru.

5.      Operasionalisasi system

Untuk memastikan bahwa system yang baru telah berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan harus dilakukan evaluasi pasca implementasi.

Empat hal yang harus dilakukan dalam evaluasi adalah evaluasi biaya manfaat, evaluasi dokumentasi, evaluasi pemenuhan kebutuhan pengguna dan evaluasi pengendalian intern.

Pemeliharaan system dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki atau menyempurnakan system dalam skala kecil sehingga tetap berfungsi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pemeliharaan system mencakup pemeliharaan peralatan dan pemeliharaan program. Pemeliharaan program harus memperoleh pengendalian dengan menggunakan catatan perubahan program.